КЕЙС: Метод исключения конфликта интересов в организации контроля смет

Руслан_Хальфин

Руслан Хальфин, эксперт рабочей группы Экспертного совета при Правительстве РФ по вопросам совершенствования закупок

 

В своей статье от 6.04.17 «Конфликт интересов и контроль в бизнес-процессе закупки» я подробно изложил тему конфликта интересов в бизнес-процессе закупки, а также рассмотрел модель внутреннего контролера в закупках.

 

Основной вывод первой статьи: исключив конфликт интересов, можно получить эффективную модель управления бизнесом.
Давайте подтвердим это утверждение с помощью примера из моей практики.

 

Вводная информация:

  • Проект реализован в крупной коммерческой компании
  • Компания имеет разветвленную сеть региональных подразделений
  • Была поставлена задача выстроить эффективную модель управления бизнес-процессом «строительство, техническое перевооружение и реконструкция».Старт проекта

 

Хальфин11

 

На Рисунке 1. представлена ситуация, когда в рамках одного регионального подразделения производится проверка смет у внутреннего заказчика. То есть сметчики-контролеры, сотрудники регионального подразделения, проверяют сметы, которые сформировали сметчики (сметчики внутреннего заказчика), тоже являющиеся сотрудниками этого же регионального подразделения, и, соответственно, подчиняющиеся первому лицу — директору регионального подразделения.

 

Применяя императивный принцип исключения конфликта интересов, мы видим, что в данной структуре управления (см рис1.) имеются следующие конфликты интересов:
Конфликт №1 на уровне директора регионального подразделения, который является руководителем служб внутреннего заказчика и внутренних контролеров.
Конфликт интересов №2 (конфликт «бытовой»). Сотрудники, работающие в одном городе, находящиеся в одном здании, могут иметь родственников или друзей «по обе стороны» конфликта интересов. Соответственно, внутренним контролерам сложно качественно выполнять свою работу.

 
Как же решить, казалось бы, неразрешимую задачу? Как исключить конфликт интересов? Решение есть. Необходимо, чтобы сметчики-контролеры одного региона проверяли сметчиков, формирующих сметы в другом регионе. И тогда конфликты интересов, указанные выше, исключаются. Для того, чтобы реализовать эту задачу, понадобилось создать среду — единое ИТ-пространство для работы между региональными подразделениями компании.

 

Хальфин22

Рис. 2.

 

Хальфин33

 

После того, как были созданы инструменты, позволяющие реализовать императивную норму — исключение конфликта интересов (конфликт интересов №1 и конфликт №2) эффективность значительно выросла. Если раньше сотрудники отдела контроля смет, которые проверяли сметчиков своего регионального подразделения, находили нарушения и завышения стоимости при формировании смет до 1%, то после внедрения системы количество «отбраковок» смет выросло до 8-10%.

 
Система, описанная на рис.2-3, позволяет реально экономить средства компании.
Недостатки тоже есть. Система оказалась слишком громоздка с точки зрения операционной деятельности компании. Выявился новый конфликт интересов. Поскольку сметчики-контролеры подчинялись директору регионального подразделения, он, как руководитель, давал им поручения в рамках «своего регионального подразделения» в ущерб перекрестным проверкам подразделений других регионов компании.

 

Для исключения конфликта интересов №3 система работы была изменена (см рисунок 4.)

 

Хальфин44
И система перекрестных проверок стала выглядеть так: см рисунок 5.

 

Хальфин55

Основные замечания при проверке смет:

• Не обосновано применение коэффициентов, учитывающих усложняющие факторы работ (отсутствуют соответствующие указания в проектных документах);
• некорректное применение расценок, приводящее к удорожанию сметной стоимости;
• завышены цены на МТР;
• добавлены виды работ, уже включенные в другие расценки;
• включены ссылки на отсутствующие калькуляции, нет обосновывающих расчетов

Итоговая модель работы — на рисунке 6.

Хальфин66

 

1. Режим: обязательной проверки. Обязательным является этап проверки смет перед проведением закупочной процедуры, которая не может быть инициирована без наличия заключения УСК. При этом нет «стоп параметра». Филиал/ДЗО имеет право на свое решение, но обязан предоставлять заключение УСК закупочной комиссии и аргументировать свою позицию.

 
2. Режим: «Под водой», УСК не вмешивается в операционный процесс. Проверяемый филиал/ДЗО не знает, что его проверяют. Такие проверки осуществляются на выборочной основе со стороны УСК.

 
При реализации проекта были достигнуты такие сопутствующие эффекты:
• Одновременная работа в сметной программе более 1400 сотрудников территориально распределенных подразделений;
• Единое Хранилище смет, калькуляций и любых других ценовых документов в специально созданной иерархии папок;
• Версионность смет, т.е. хранение всех нужных версий одной сметы (возможность отслеживания сметы от этапа планирования до этапа факта исполнения (акт выполненных работ);
• Единое Хранилище проектов – формирование базы разработанных проектов в электронном виде для общего доступа Региональными ДЗО для использования в работе по формированию обоснования стоимости работ/услуг;
• Оптимизация численности сотрудников.
• Автоматизация формирования операций ремонтных и мероприятий техперевооружения и реконструкции и расчета стоимости услуг.
• Переход на единое сметное программное обеспечение;
• Получение максимальных скидок на программное обеспечение за счет количества лицензий и объема;
• Сокращение трудозатрат на создание сметной документации.

 

 

Результаты преобразований:

  1. Кардинально упрощена система операционной работы ДЗО, оптимизированы бизнес-процессы
  2. Сметчики-контролеры выведены из подчинения региональных подразделений и замкнуты на внутреннего контролера
  3. Система внутреннего контроля за стоимостью дала значительное снижение издержек

 

Применяя метод исключения конфликта интересов в совокупности с другими методами совершенствующими управление промышленной компанией, можно значительно повысить эффективность бизнес-процессов.
© Khalfin Ruslan