Оптимизация закупочной деятельности

О закупочной деятельности
Этапы закупочной деятельности
Ошибки в закупочной деятельности и методы оптимизации закупок
Критерии эффективности закупочной деятельности

Время чтения: 9 мин

Теги: закупки, оптимизация, автоматизация закупок

О закупочной деятельности и ее влиянии на бизнес

Закупочная деятельность является стратегическим направлением в компании и представляет собой комплекс бизнес-процессов, связанных с приобретением товаров, сырья и услуг для непрерывного, стабильного функционирования организации.

Оптимизация и автоматизация закупок помогает бизнесу во многих аспектах:

Снижение затрат

Эффективная закупочная деятельность позволяет находить лучшие условия для приобретения товаров и услуг.

Управление запасами

Эффективная система закупок позволяет правильно управлять запасами, избегая недостатка или избытка товаров.

Закупки направлены на отбор поставщиков с лучшим соотношением цен, условий оплаты и поставки, качества товаров и услуг. Это помогает бизнесу поддерживать корпоративные стандарты и более качественно удовлетворять потребности клиентов.

Контроль качества

Закупочная деятельность включает в себя налаживание партнерских отношений с поставщиками, что может привести к более выгодным ценам и лучшим условиям, предсказуемым поставкам и совместным проектам.

Формирование отношений с поставщиками

Эффективная закупочная стратегия позволяет оперативно реагировать на изменения в спросе и предложении, что важно для сохранения конкурентоспособности.

Адаптация к изменениям на рынке

Закупки могут содействовать внедрению новых технологий и инноваций, когда компания выбирает поставщиков, способных предложить современные решения.

Инновации и развитие

Соблюдение норм и стандартов

Закупочная деятельность помогает соблюдать правовые, экологические и другие стандарты, что важно для репутации и устойчивости бизнеса.

Автоматизация и цифровизация закупочных процессов (например, использование систем электронных закупок) повышают их прозрачность, скорость и точность.

Оптимизация процессов

Закупочная деятельность не только влияет на издержки, но и способствует общей эффективности бизнеса, его устойчивости и способности адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Этапы закупочной деятельности

После согласования всех условий с выбранным поставщиком (или победителем тендера) заключается договор, в котором четко прописываются обязательства сторон, условия поставки, сроки и оплата.

Данный этап включает в себя определение необходимых товаров и услуг, а также их количество.

1. Анализ потребностей

После определения потребностей важно запланировать бюджет, чтобы понять, сколько средств можно выделить на закупки. Это помогает избежать перерасходов и контролировать финансовые потоки.

2. Бюджетирование

На этом этапе компании проводят исследование поставщиков и рынка в целом, что включает в себя анализ товаров и их качества, логистики и цены, а также изучение репутации потенциальных партнеров.

3. Исследование рынка

На основе проведенного анализа рынка выбираются наиболее подходящие поставщики. Учитывается не только цена, но и качество продукции, сроки поставки, условия отсрочки платежа, другие важные показатели.

4. Выбор поставщиков (сорсинг)

5. Заключение договора

После заключения договора начинается процессы поставки и приемки, которые включают в себя контроль за сроками, количеством и качеством поступающих товаров.

6. Управление поставками

После завершения закупки важно провести анализ проведенной работы, оценить эффективность поставщика и качество товаров, чтобы в будущем при необходимости улучшить процесс закупок.

7. Оценка и анализ

Этапы закупочной деятельности

Оценка и анализ

Управление поставками

Заключение договора

Выбор поставщиков

Исследование рынка

Бюджетирование

Анализ потребностей

Ошибки в закупочной деятельности и методы оптимизации закупок

Ошибки при планировании закупок

Недостаток ТМЦ
Неправильное планирование может привести к дефициту необходимых товаров, что, в свою очередь, может вызвать простои или замедление производственного процесса, а также репутационные потери.

Снижение качества
Поспешные решения в закупках или экономия на качестве могут привести к приобретению некачественной продукции и затратам на ее возврат.

Увеличение затрат
Ошибки в расчетах и планировании могут привести к переплатам за товары, ухудшению условий сделки с поставщиками и, как следствие, повышению общих затрат.

Излишки запасов
Переоценка потребностей может привести к избытку товаров на складе, увеличению затрат на хранение, а также просрочке товаров.

Сложности в планировании будущих закупок
Частые ошибки могут затруднить прогнозирование потребностей и планирование будущих закупок, создавая замкнутый круг проблем.

<Читать далее>

Отсутствие или некорректная аналитика рынка товаров и услуг

Некорректная, искаженная аналитика рынка товаров и услуг в закупочной деятельности может привести к множеству негативных последствий, которые окажут влияние как на текущие операции, так и на стратегическое развитие компании. Основные риски и последствия:

Неверные прогнозы спроса
Ошибки в аналитике могут привести к неправильным оценкам потребностей в товарах и услугах, что может вызвать дефицит или избыток запасов. Это, в свою очередь, повлечет за собой дополнительные затраты на хранение.

Неправильный выбор поставщиков
Без точной информации о рынке и его участниках компания рискует выбрать ненадежных или неэффективных поставщиков, что может привести к проблемам с качеством и сроками поставок, а также к снижению уровнем удовлетворенности.

Рост затрат
Неправильная аналитика может привести к более высоким затратам на закупки. К примеру, если цена товаров неправильно оценена, то закупки могут происходить по невыгодным условиям, что негативно скажется на прибыли.

Упущенные возможности
Ошибки в анализе рынка могут привести к недостаточной оценке новых возможностей или тенденций, что помешает компании своевременно адаптироваться и извлекать выгоду из новых направлений бизнеса.

<Читать далее>

Неэффективная коммуникация с поставщиками

Неэффективная коммуникация с поставщиками в закупочной деятельности может привести к ряду серьезных проблем, которые негативно скажутся на всей цепочке поставок и, в конечном итоге, на бизнесе компании. Основные последствия неэффективных коммуникаций с поставщиками:

Ошибки в заказах
Неправильные или неполные инструкции могут привести к тому, что поставщики будут отправлять неверные товары, их количество или спецификации, что потребует дополнительных затрат на возврат и переупаковку.

Задержки в поставках
Отсутствие четкой коммуникации может вызвать недопонимание сроков и условий поставки, что, в свою очередь, может привести к задержкам в получении товаров и ухудшению работы компании.

Негативное влияние на репутацию
Постоянные проблемы в отношениях с поставщиками могут негативно сказаться на репутации компании в отрасли, что затруднит привлечение новых поставщиков и партнеров.

Повышение затрат
Ошибки, задержки и проблемы с качеством часто влекут за собой дополнительные расходы, такие как затраты на обработку возвратов, дополнительные транспортные расходы и увеличение нормативных затрат.

<Читать далее>

Человеческий фактор и отсутствие автоматизации

Сотрудники допускают ошибки при ручном вводе данных. Это проявляется в неверных цифрах, недостоверной отчётности и просроченных платежах. Любое случайное несоответствие в базе данных может навредить всей цепочке поставок. Отсутствие автоматизированных систем управления закупками может привести к ряду серьезных проблем и недостатков, которые негативно скажутся на эффективности работы всей организации. Основные последствия:

Увеличение времени на процессы
Ручное управление закупками требует значительных временных затрат на выполнение рутинных задач, таких как создание заказов, обработка счетов и ведение документации. Это может снизить общую продуктивность команды.

Человеческие ошибки
При ручном вводе данных и управлении процессами возрастает риск ошибок, которые могут привести к неправильным заказам.

Отсутствие прозрачности
Без ИТ-систем управление процессами становится менее прозрачным, что затрудняет отслеживание статуса заказов, анализа данных и отчетности. Это может привести к проблемам с контролем и принятием обоснованных решений.

Невозможность быстрого реагирования на изменения
В случае отсутствия автоматизированных систем компания становится менее гибкой к изменениям спроса, рыночных условий или требований клиентов.

<Читать далее>

Критерии эффективности закупочной деятельности

Оптимизация затрат

Эффективные закупки направлены на снижение общих затрат, включая цену товаров, транспортные расходы и затраты на хранение.
Ведется анализ поставщиков в разрезе лучших цен и условий.

Уделяется внимание качеству товаров, заключаются долгосрочные контракты с надежными поставщиками, контролируется соответствие стандартам.
Проводится регулярный мониторинг и оценка поставляемой продукции.

Качество продукции

Используются данные и аналитика для оценки эффективности закупок и поиска областей для улучшения.
Проводится регулярный анализ ключевых показателей эффективности (KPI).

Аналитика и отчетность

Применяются автоматизированные системы управления закупками, что сокращает временные затраты, уменьшает вероятность человеческих ошибок, повышает общую эффективность процессов.

Автоматизация процессов

Планирование и прогнозирование

Реализуется систематическое планирование закупок на основе аналитики рынка и прогнозирования спроса.
Используются технологии для точного прогнозирования потребностей.

Выстраиваются партнерские отношения с поставщиками, что способствует более выгодным условиям и надежности поставок.
Осуществляется постоянная коммуникация и сотрудничество.

Отношения с поставщиками

Способность быстро реагировать на изменения в рыночной среде, спросе и предложении.
Открытость к внедрению новых технологий и решений.

Гибкость и адаптивность

Облачная платформа B2B Altis объединяет все этапы закупочного процесса в сквозном бесшовном контуре, от планирования потребности и выбора поставщиков до выполнения заказов. Система признана аналогом SAP Ariba по заключению Минцифры РФ и позволяет значительно сократить время обработки заказов, снизить закупочные цены и минимизировать издержки. Модули B2B Altis могут работать автономно и выполнять различные закупочные сценарии в зависимости от целей и потребностей клиента

Оставить заявку

Подберем оптимальное решение для вас

В2В Контракты

Аналитика по закупкам

Электронная торговая площадка

Управление НСИ

Малостоимостные закупки

Управление поставщиками

ЭТП Плюс

B2B Altis

Блог B2B Altis

Telegram о закупках

На сегодня это самый быстрый способ получать новости

Разбираем что такое Source-to-contract

Что означает и как работает концепция Source-to-contract (S2C) — «от заявки до контракта»

3 минуты на чтение

#B2B Altis, #source to contract, #s2c, #закупочный процесс

Система JIT (поставки точно в срок)

Рассмотрим концепцию JIT и ее применение в закупках

3 минуты на чтение

#JIT, #поставки «точно в срок», #цифровизация закупок

Цифровизация закупочных процессов

Обзорная статья о важности
и преимуществах цифровизации закупок

4 минуты на чтение

#B2B Altis, #цифровизация, #трансформация закупок