Анкеты на проверку участников
Использование анкет позволяет проводить закупочные процедуры с участием компаний, чьи заявки на проверку по анкете были одобрены.
1. Для работы с анкетами перейдите по ссылке N анкет на главной странице сервиса Управление поставщиками:
Отобразится страница Управление анкетами и заявками на проверку с активной вкладкой :
Анкеты отображаются в виде таблицы, содержащей следующие данные:
- номер анкеты;
- название анкеты;
- тип анкеты;
- группа поставщиков, с которой связана анкета;
- статус анкеты;
- дата создания анкеты;
- дата завершения приема заявок на проверку по анкете;
- количество одобренных/поданных заявок на проверку по анкете.
1.1. При необходимости воспользуйтесь доступными инструментами поиска:
- поле для ввода номера или ключевого слова;
- выпадающий список Тип анкеты;
- выпадающий список Группа;
- выпадающий список Статус анкеты.
Введите значение в строку поиска и/или настройте поисковые фильтры, затем нажмите кнопку Поиск.
На странице отобразится перечень анкет, удовлетворяющих запросу.
1.2. Для изменения способа сортировки данных воспользуйтесь ссылками в заголовках столбцов таблицы: Дата создания и Срок приема.
1.3. Для просмотра карточки анкеты воспользуйтесь ссылкой из столбца Название.
2. После публикации анкеты потенциальные участники подают заявки на проверку по ней – заполняют форму анкеты и загружают документы в соответствии с требованиями организатора.
Для просмотра списка поданных заявок на проверку по анкетам перейдите на вкладку
Заявки отображаются в виде таблицы, содержащей следующие данные:
- номер заявки;
- наименование компании-участника, ее статус и ИНН;
- название анкеты, на которую подана заявка/ название группы проверенных поставщиков;
- тип анкеты;
- дата изменения заявки;
- статус заявки;
- дата установки статуса;
- ответственное лицо;
- срок действия проверки по анкете.
2.1. При необходимости воспользуйтесь доступными инструментами поиска:
- поле ввода наименования, ИНН участника, номера заявки;
- выпадающий список Статус заявки;
- выпадающий список Группа;
- выпадающий список Тип анкеты;
- выпадающий список Ответственное лицо для выбора ФИО пользователя, установившего текущий статус заявки.
Введите значение в строку поиска и/или настройте поисковые фильтры, затем нажмите кнопку Поиск.
На странице отобразится перечень заявок, удовлетворяющих запросу.
2.2. Для изменения способа сортировки данных воспользуйтесь ссылками в заголовках столбцов таблицы: Дата изменения, Дата установки статуса, Одобрена до.
2.3. Для скачивания файла с перечнем заявок в формате .xls нажмите кнопку Скачать заявки в Excel.
Начнется скачивание файла. Файл содержит перечень заявок, соответствующий вашему поисковому запросу.
2.4. Для просмотра конкретной заявки на проверку по анкете воспользуйтесь ссылкой из столбца № заявки.
2.5. Для просмотра карточки поставщика на ЭТП B2B-Center воспользуйтесь ссылкой из столбца Участник.
3. Для просмотра перечня закупочных процедур, объявленных на основе анкет, откройте вкладку :
Закупочные процедуры отображаются в виде таблицы, содержащей следующие данные:
- название процедуры;
- наименование компании-организатора процедуры;
- название анкеты;
- название группы проверенных поставщиков;
- цена лота за единицу (руб.) с учетом НДС;
- дата окончания подачи заявок на участие в процедуре;
- количество участников в торговой процедуре.
3.1. При необходимости воспользуйтесь доступными инструментами поиска:
- поле для ввода номера процедуры или ключевого слова;
- выпадающий список Группа.
Введите значение в строку поиска и/или выберите группы из выпадающего списка, затем нажмите кнопку Поиск.
На странице отобразится перечень торговых процедур, удовлетворяющих запросу.
3.2. Для просмотра конкретной торговой процедуры воспользуйтесь ссылкой из столбца Название процедуры.
3.3. Чтобы просмотреть анкету, проверку по которой прошли поставщики для участия в торговой процедуре, воспользуйтесь ссылкой из столбца Анкета.
4. В Системе предусмотрена возможность объединять анкеты по определенному признаку и создавать типы анкет. Для просмотра и добавления типов анкет перейдите на одноименную вкладку.
На странице отобразится список ранее созданных типов анкет. Если же типы анкет еще не созданы, страница будет иметь следующий вид:
4.1. Чтобы добавить тип анкеты, нажмите одноименную кнопку.
4.2. В отобразившемся окне введите название типа анкеты и нажмите Добавить:
Добавленный тип анкеты отобразится в общем перечне:
Все созданные типы анкет отображаются в виде таблицы, содержащей следующие данные:
- номер типа анкеты;
- название типа анкеты;
- количество созданных анкет с соответствующим типом;
- пользователь, создавший тип анкеты;
- дата создания типа анкеты.
4.3. При необходимости типы анкет можно редактировать или удалять с помощью соответствующих значков и
в столбце Действия.
4.4. Чтобы найти интересующий вас тип анкеты среди ранее созданных, используйте поисковую строку Поиск по названию типа анкеты.
4.5. Чтобы изменить способ сортировки данных по дате создания, нажмите на заголовок одноименного столбца таблицы.
Создание и редактирование анкеты
Для создания анкеты совершите следующие действия:
1. Перейдите по ссылке N анкет на главной странице сервиса в раздел Управление проверками.
2. Нажмите кнопку Создать анкету. Отобразится форма Создание анкеты.
Процесс создания анкеты разделен на 3 этапа.
Шаг 1. Основная информация
3. На данном шаге необходимо заполнить основные параметры анкеты:
- Текстовое поле Название анкеты;
- Поле Тип анкеты позволяет объединить анкеты по необходимому признаку. Управляющие элементы в блоке Тип анкеты позволяют выбрать вариант из выпадающего списка или добавить новый. Также возможен выбор варианта “без типа анкеты”. Создание и редактирование типов анкет доступно в разделе .
- Отметка не отзывать проверку по анкете не будет лишать поставщика проверки при изменении им ответов на обязательные/необязательные параметры в анкете, когда его заявка находится на уточнении.
- Отметка Балльная оценка. При активации данного поля на следующем шаге будут доступны поля для указания параметров балльной оценки;
- Переключатель Редактирование одобренной заявки позволяет установить ограничение, при котором участник сможет редактировать заявку и отправлять ее на проверку не позднее, чем за 2 недели до окончания срока проверки по анкете. Такое ограничение не применимо, если вы планируете давать участникам бессрочную аккредитацию;
- Управляющие элементы в блоке Группа позволяют выбрать из существующих групп проверенных поставщиков или создать новую.
- Выпадающий список Маршрут согласования;
- Поле Срок действия. Рядом с данным полем вы можете установить отметку Бессрочная анкета, тогда поле Срок действия станет неактивным;
- Поле Срок рассмотрения заявки позволяет установить конкретное значение в днях или часах, при этом допустимо вводить однозначные, двузначные и трехзначные числа;
- Блок Настройки для участника с переключателем Редактирование одобренной заявки, позволяющим установить ограничение, при котором участник сможет редактировать заявку и отправлять ее на проверку не позднее, чем за 2 недели до окончания срока проверки по анкете. Такое ограничение не применимо, если вы планируете давать участникам бессрочную аккредитацию;
- Блок Связанные анкеты с переключателем Добавить блокирующую анкету позволяет настроить связь создаваемой анкеты с другой ранее опубликованной анкетой. При включении опции Добавить блокирующую анкету поле для выбора опубликованной анкеты становится обязательным для заполнения. Таким образом участник не сможет подать заявку на проверку по создаваемой анкете, пока не пройдет проверку по блокирующей анкете;
- Поле Дополнительные документы для загрузки файлов;
- Текстовое поле Комментарий.
3.1. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку .
С помощью значков и
вы можете удалить и создать копию данного шага анкеты.
Шаг 2. Параметры оценки
4. На втором шаге необходимо добавить параметры - вопросы, на которые будет отвечать поставщик для прохождения проверки по анкете. Вы можете добавлять как отдельные параметры, так и создавать группы параметров.
4.1. Нажмите кнопку + Параметр. В правой части страницы отобразится форма создания параметра.
На данном шаге заполните поля формы параметра:
- Текстовое поле Название параметра;
- Отметка Необязательный параметр. При активации данного поля участник сможет отправить заявку на проверку по анкете без заполнения параметра;
- Текстовое поле Описание (необязательно);
- Файл (необязательно);
- Тип и значения параметра;
- Отметка Добавить поле для комментария. При включении данной опции в анкете будет добавлено текстовое поле для комментария участника.
В выпадающем списке Тип параметра представлены следующие варианты:
- Числовой – при выборе данного типа необходимо заполнить поле “Количество знаков после запятой”, указав максимальное количество знаков после запятой (целые числа от 0 до 6), которое участник сможет вводить (не заполняется, если вы согласны ограничить участника 6-ю знаками по умолчанию). Также необходимо заполнить поле “Единица измерения”. При установке отметки «Может быть изменена участником» для участника появится возможность изменить указанную вами единицу измерения. Если на Шаге 1 вы установили отметку «Балльная оценка», в блоке полей для числового варианта необходимо указать интервалы значений в качестве критериев балльной оценки. Необходимо добавить минимум 2 интервала. Отметка в поле “Значение “до” не ограничено” позволяет участнику вводить свое конечное значение;
- Текстовый – для участника будет доступно простое текстовое поле для ввода ответа на вопрос. Если проверка по анкете будет проводиться с балльной оценкой, вам необходимо заполнить текстовое поле «Рекомендации по присвоению балла». Вы можете добавить несколько таких рекомендаций;
- Выпадающий список – при выборе данного типа в форме появляется блок полей с подзаголовком «Вариант 1», состоящий из текстового поля «Название варианта», отметки «Добавить поле для комментария» (у участника появится обязательное для заполнения текстовое поле), кнопки «Документ к варианту» (при нажатии появляются поля для описания требуемых документов к варианту ответа), текстового поля «Название документа», кнопки для удаления документа (если добавлено более одного документа к варианту), отметки «Необязательный документ», отметки «Требуется указать срок действия», кнопки «Еще вариант», кнопки «Удалить» (если вариантов больше одного) и кнопки «Общий документ» (аналогично кнопке «Документ к варианту», но документ будет относиться к вопросу в целом). Для каждого следующего варианта добавляется аналогичный блок со своим порядковым номером. Если на Шаге 1 вы установили отметку «Балльная оценка», заполнение полей будет аналогичным;
- Мультивыбор - при выборе данного типа в форме появляется блок полей с подзаголовком «Вариант 1», аналогичный типу «Выпадающий список», но у участника будет возможность выбрать несколько вариантов. При проведении проверки по анкете с балльной оценкой появится дополнительное поле “Учитывать только максимальный балл”, отметив которое баллы за ответы не будут суммироваться;
- Файл – при выборе данного типа в форме появляется строка «Тип поставщика» с двумя возможными значениями: «Российский» и «Иностранный». При выборе одного из вариантов добавляется раздел с соответствующим заголовком «Документы для российского поставщика» и/или «Документы для иностранного поставщика», в которых необходимо указать требуемые документы и отметки «Необязательный документ», «Требуется указать срок действия». При этом необходимо указать хотя бы один обязательный документ;
- Дата - при выборе данного типа у вас будет возможность задать условия показа, добавить поле для комментария и поля для прикрепления документа по аналогии с такими же полями у других типов параметров. При проведении проверки по анкете с балльной оценкой вам необходимо будет указать диапазон дат в качестве критерия балльной оценки. Необходимо добавить минимум 2 диапазона. При этом при добавлении нескольких диапазонов дат они не должны пересекаться и следующий диапазон не может быть раньше предыдущего. Также вы можете поставить отметку в поле “Значение “до” не ограничено”.






4.2. Заполнив поля формы создания параметра, нажмите кнопку
. Добавленный вопрос отобразится в списке параметров.С помощью поисковой строки под заголовком Список параметров вы можете искать параметр по названию.
Вы можете редактировать порядок отображения вопросов для участника, перемещая их в списке с помощью значка в начале строки выбранного параметра.
С помощью кнопки + Группа вы можете добавить Группу параметров анкеты.
С помощью управляющих элементов в строке группы параметров вы можете добавить в нее вложенную группу или параметр (не более, чем до третьего уровня вложенности), а также свернуть список параметров группы, оставив только строку с ее названием.
4.3. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку
.С помощью значков и
вы можете удалить и создать копию данного шага анкеты.
Шаг 3. Предварительный просмотр
На данном этапе вы можете посмотреть, как будет выглядеть анкета после публикации. С помощью переключателя в блоке Предварительный просмотр вы можете менять режим отображения анкеты и увидеть, как она будет выглядеть для организатора и для участника. Также вы можете заполнить формы анкеты в тестовом режиме без возможности отправки на проверку.
Если при создании анкеты вы добавили блокирующие анкеты, ссылки на них будут отображаться в блоке Связанные анкеты.
5. После заполнения всех обязательных полей (и опционального согласования) нажмите кнопку
Анкета автоматически получит статус Опубликованная:
После публикации анкеты потенциальные участники подают заявки на проверку по ней – заполняют форму анкеты и загружают документы в соответствии с требованиями организатора.
При поступлении новых заявок от участников вы получите автоматическое уведомление в раздел Личные сообщения.
Все поданные заявки отображаются на вкладке Заявки. До поступления заявок анкету можно редактировать полностью. После поступления первой заявки возможность редактирования анкеты ограничивается только следующим набором полей в блоке Шаг 1:
- Тип анкеты;
- Редактирование одобренной заявки;
- Срок действия;
- Срок рассмотрения;
- Маршрут согласования;
- Документы;
- Комментарий.
6. Для внесения изменений в анкету перейдите по ссылке в ее наименовании.
Отобразится страница анкеты:
7. Для создания новой анкеты на основе текущей нажмите кнопку Создать копию.
Если в текущей анкете были настроены связи с другими анкетами, то новую анкету (копию) необходимо отредактировать, заново заполнив блок Связанные анкеты на Шаге 1 формы редактирования анкеты.
8. Для завершения анкеты нажмите кнопку Завершить досрочно и подтвердите действие.
Если анкета является блокирующей для другой анкеты, то зависимая анкета также завершится досрочно. При досрочном завершении блокирующей анкеты отобразится окно для подтверждения завершения зависимых анкет.
9. Для возобновления анкеты после ее завершения нажмите кнопку , внесите необходимые изменения и подтвердите возобновление.
Если анкета является зависимой, то для ее возобновления необходимо возобновить действие блокирующей анкеты.
10. Для удаления анкеты нажмите кнопку Удалить и подтвердите действие.
Если в анкете настроены связи с другими анкетами, при ее удалении все связи сбрасываются.
11. Если у вас подключено право пользователя "Принятие решения по заявке на проверку", вы можете Подписаться на заявки или отписаться от них с помощью соответствующей ссылки в выпадающем меню на странице анкеты.
При включении подписки на заявки вам будут поступать внутрисистемные сообщения о поступлении новых заявок на проверку по анкете и о внесении изменений в них.
Приглашение на прохождение проверки по анкете
После публикации анкеты у вас появится возможность создавать и рассылать приглашения к участию в анкете.
Для создания приглашения к участию в анкете выполните следующие действия:
1. На вкладке выберите анкету со статусом Опубликованная и нажмите на ее название.
Отобразится страница анкеты.
2. Перейдите на вкладку :
3. Нажмите кнопку Создать приглашение.
Отобразится форма создания приглашения:
При создании приглашения могут быть использованы следующие возможности:
- Добавление текста приглашения для потенциальных участников;
- Поиск и добавление получателей из списка зарегистрированных участников Системы;
- Добавление списка участников, прошедших проверку по текущей или другим группам.
- Отправка приглашения на электронную почту компаниям, не прошедших регистрацию в Системе.
4. Заполните необходимые поля отобразившейся формы и нажмите кнопку Сохранить.
Созданное приглашение отобразится на вкладке
5. Для редактирования приглашения нажмите кнопку .
6. Для удаления приглашения нажмите кнопку и подтвердите действие.
7. Для отправки приглашения нажмите кнопку и подтвердите действие.
Отправленное приглашение получает соответствующий статус, а в столбце Отправитель отображается ФИО пользователя, который совершил отправку приглашения:
Доставка приглашений осуществляется согласно пользовательским настройкам подписки на системные сообщения. Участник Системы B2B-Center может настроить подписку на сообщения с типом Приглашение на прохождение проверки по анкете организатора в Личном кабинете. Сторонний получатель может отписаться от данного типа сообщений по ссылке из письма.
Просмотр, утверждение и отклонение заявок на проверку по анкете
1. Для просмотра поданных заявок на проверку по анкете перейдите на вкладку
Перечень заявок имеет следующие фильтры для поиска:
- поле для поиска по наименованию, ИНН участника или номеру заявки;
- выпадающий список Статус заявки для поиска одобренных, отклоненных или направленных на повторную проверку заявок;
- выпадающий список Группа для фильтрации анкет, относящихся к имеющимся группам проверенных поставщиков;
- выпадающий список Тип анкеты для фильтрации по типу анкет;
- выпадающий список Ответственное лицо — ФИО пользователя, выбранного в качестве ответственного по анкете.
2. Для просмотра заявки и приложенных к ней документов выберите заявку из перечня и нажмите ссылку из столбца N заявки.
На странице отобразится заявка на проверку по анкете:
Если в анкете настроены связи с другими анкетами, то Связанные анкеты отображаются в одноименном блоке:
- Блокирующая анкета - анкета, после прохождения которой участник сможет подать заявку к текущей;
- Подчиненная анкета - анкета, для которой текущая анкета является блокирующей.
2.1. Во избежание ситуации, когда несколько сотрудников одновременно рассматривают одну и ту же заявку, предусмотрена возможность закрепления заявки за конкретным сотрудником. Все пользователи с правом Принятие решения по заявкам на проверку получат уведомление о поступлении заявки и смогут закрепить ее за собой.
На странице поступившей заявки со статусом «На проверке» отображается информация Ответственный: Не определен и кнопка Взять в работу:
После нажатия кнопки Взять в работу отобразится системное уведомление с текстом "Вы начали рассмотрение заявки", а информация об ответственном пользователе изменится с «Не определен» на ФИО пользователя, взявшего заявку в работу:
Для пользователя, взявшего заявку в работу, станут доступны кнопки управления заявкой – Одобрить, Отправить на уточнение, Отклонить и Вернуться в заявки:
После закрепления заявки за пользователем действия с заявкой будут доступны только этому пользователю, а в общем списке заявок в столбце Ответственное лицо будет отображаться его ФИО:
Другие пользователи с правом «Принятие решения по заявкам на проверку» имеют возможность переназначить заявку на себя. Сделать это можно с помощью кнопки Назначить на меня:
При нажатии на кнопку Назначить на меня отобразится системное сообщение о необходимости подтвердить переназначение заявки:
После того, как пользователь переназначил заявку на себя, действия с заявкой будут доступны только ему, а в общем списке заявок в столбце Ответственное лицо теперь будет отображаться его ФИО.
Возможность переназначить заявку на себя остается доступной при статусах заявки «Одобрена», «Отклонена», «На уточнении».
Закрепление/ переназначение на себя заявки будет фиксироваться в блоке «Все события» справа с указанием даты и времени:
3. Для просмотра прикрепленной участником документации воспользуйтесь ссылкой в наименовании документа или нажмите кнопку Скачать все документы архивом.
4. Для одобрения заявки нажмите кнопку Одобрить, при необходимости заполните отобразившиеся дополнительные поля, укажите срок действия заявки на проверку поставщика или установите отметку Бессрочная проверка и нажмите кнопку Одобрить.
Заявка автоматически получит статус Одобрена. Участнику будет автоматически отправлено уведомление о смене статуса его заявки в Личные сообщения. Компания получит возможность принимать участие в ваших торговых процедурах.
5. Для внесения участником корректировки в существующую заявку нажмите кнопку Отправить на уточнение, заполните необходимые поля отобразившейся формы и нажмите кнопку Отправить.
Заявка автоматически получит статус На уточнении.
Участнику будет автоматически отправлено уведомление о смене статуса его заявки на проверку по анкете в Личные сообщения.
После внесения изменений и повторной отправки заявки участником вам будет отправлено соответствующее уведомление в раздел Личные сообщения, заявка автоматически получит статус Повторная проверка.
6. Для просмотра истории изменений заявки на проверку по анкете воспользуйтесь ссылкой Показать изменения.
7. Для отклонения заявки нажмите кнопку Отклонить, заполните необходимые поля отобразившейся формы и нажмите кнопку Отклонить.
Заявка автоматически получит статус Отклонена.
Участнику будет автоматически отправлено уведомление о смене статуса его заявки в Личные сообщения.
8. Для отмены действующей аккредитации участника нажмите кнопку Отозвать заявку, заполните необходимые поля отобразившейся формы и нажмите кнопку Отозвать.
Заявка автоматически получит статус Отклонена.
Участнику будет автоматически отправлено уведомление о смене статуса его заявки в Личные сообщения.
Делегирование ответственности по заявкам на проверку
В Системе предусмотрена возможность делегирования – передачи полномочий другому пользователю Системы (делегату), который сможет обработать заявку на проверку по анкете вместо первоначального ответственного (делегирующего). Делегирование может осуществляться как в рамках отдельной задачи (разовое делегирование), так и на определенный период времени (делегирование на срок).
Делегирующий предоставляет возможность делегату обработать заявку на проверку вместо него, но при этом не теряет права проверить ее самостоятельно.
Если по заявке на проверку несколько ответственных (делегатов в том числе), каждый из них сохраняет право взять заявку в работу или переназначить ее на себя.
Делегирование отдельной задачи (разовое делегирование)
Для осуществления разового делегирования ответственности по заявке на проверку выполните следующие действия:
1. Откройте заявку, поступившую к вам на проверку, и нажмите кнопку Делегировать.
2. Отобразится форма разового делегирования задачи.
Заполните поля формы:
- выберите из выпадающего списка делегата;
- Примечание: выпадающий список включает только пользователей с правом "Принятие решения по заявкам на проверку".
- укажите причину делегирования;
- при необходимости установите отметку для получения уведомления о решении, принятом делегатом.
3. Нажмите кнопку Сохранить.
Информация о делегировании отобразится в блоке Все события.
Когда делегат возьмет заявку в работу, на странице заявки он будет указан в качестве ответственного, а вы – в качестве делегирующего.
Делегирование на срок
Для осуществления делегирования на период времени выполните следующие действия:
1. Перейдите в Личный кабинет → кнопка Все разделы → блок Сервисы для организатора → ссылка Делегирование полномочий.
2. Отобразится страница Делегирование полномочий.
Находясь на вкладке + Создать.
3. Отобразится форма создания делегирования на срок.
Заполните поля формы:
- укажите срок делегирования;
- выберите из выпадающего списка делегата;
- Примечание: выпадающий список включает только пользователей с правом "Принятие решения по заявкам на проверку".
- в качестве типа объектов, с которыми делегат сможет выполнять действия, выберите Заявка на проверку из группы "Ответственность";
- укажите причину делегирования;
- при необходимости установите отметки для получения уведомлений:
- о новых задачах, поступивших в период делегирования;
- о решениях, принятых делегатом.
После сохранения делегирования выбранный делегат получит возможность брать в работу заявки на проверку, поступившие в указанный срок.
- 4.1. Заявки, которые находились у вас в работе на момент создания делегирования, остаются закрепленными за вами. Если необходимо переназначить их делегату, создайте разовое делегирование по каждой заявке.
5. Созданное делегирование отображается на странице Делегирование полномочий с актуальным статусом.
6. Удалить запланированное делегирование можно с помощью значка .
7. Чтобы редактировать делегирование, нажмите на значок .
В делегировании, которое находится в статусе Идет, редактировать можно только поля Срок, Причина и Уведомления. Если некорректно были заполнены другие поля, досрочно завершите это делегирование и создайте новое.
8. Чтобы досрочно завершить делегирование, нажмите на значок .
- 8.1. При завершении делегирования делегат остается ответственным по заявкам, которые уже взял в работу. Чтобы переназначить ответственного по такой заявке, нажмите кнопку Обновить на странице списка заявок и подтвердите действие.
- Пользователь, назначенный ответственным согласно актуальным настройкам матрицы ответственных, получит возможность взять заявку в работу.
9. При необходимости на вкладке вы можете просмотреть информацию о разовом делегировании, созданном со страниц отдельных заявок на проверку. На вкладке Мне делегируют – информацию о назначении вас делегатом.
Инструкция для поставщиков
Порядок подачи заявки на проверку по анкете описан в инструкции Подача заявки на проверку по анкете