Проведение попозиционного запроса предложений

Создание процедуры

1. Для подготовки извещения перейдите в Личный кабинет, раскройте раздел Проведение закупок и продаж и нажмите ссылку Мои закупки.

2. На отобразившейся странице нажмите кнопку Создать закупку.

2.1. В выпадающем списке Способ закупки выберите вариант Запрос предложений.

2.2. Опираясь на разъясняющие комментарии в блоке Попозиционная процедура установите отметку в поле с подходящими для данной процедуры параметрами подачи заявок участниками и группировки закупочных позиций.

2.3. Нажмите кнопку Продолжить. Отобразится страница создания процедуры.

3. Выберите Тип процедуры и проставьте необходимые отметки в блоке Приватность, опираясь на разъясняющие комментарии рядом с полями формы.

3.1. Заполнив форму на шаге Приватность, нажмите кнопку Продолжить →. Страница обновится и вы перейдете к шагу Даты и описание.

Примечание: в ходе дальнейшего заполнения форм вы можете вернуться на любой из заполненных ранее шагов создания процедуры по ссылке в наименовании нужного шага.

4. Укажите дату и время окончания подачи заявок, дату окончания загрузки документов и выберите время автопродления процедуры.

Внимание! Если на шаге Приватность вы установили отметку Скрывать цены участников и/или Скрывать количество участников, автопродление срока подачи заявок в данной процедуре будет недоступно.

4.1. Заполните поля формы в блоке Описание, следуя разъясняющим комментариям, и нажмите кнопку Продолжить →>.

Примечание: вы можете Отменить создание процедуры на любом шаге, нажав соответствующую кнопку.

5. На следующем шаге Дополнительные поля загрузите при необходимости закупочную документацию с помощью кнопки Загрузить файл.

5.1. В блоке Дополнительные поля извещения, вы можете добавить дополнительную информацию о закупке для участников и сотрудников компании. По умолчанию открыта форма для одного дополнительного поля, и с помощью кнопки + Добавить поле можно добавить до 50 полей.

5.2. В блоке Контакты вы можете добавить до 10 пользователей организации, которые будут выступать контактными лицами для связи с поставщиком.

5.3. Заполнив форму на шаге Дополнительные поля, нажмите кнопку Продолжить →. Страница обновится и вы перейдете к шагу Заявка.

6. Заполните поля формы в блоке Требования к заявке.

6.1. В блоке Документация заявки укажите документы, которые участнику необходимо приложить к заявке. Для сохранения извещения необходимо добавить хотя бы один документ.

6.2. В блоке Параметры заявки участника вы можете создать дополнительные поля предложений для заполнения участниками при подаче заявки.

Вы можете выбрать тип поля (текстовый, числовой, дата, выпадающий список), сделать его обязательным или необязательным для заполнения участником, а также доступным для просмотра только организатору (приватным) или же публичным.

6.3. Заполнив форму на шаге Заявка, нажмите кнопку Продолжить →. Отобразится форма извещения создаваемой процедуры в статусе Черновик.

7. С помощью значков и в правой части страницы вы можете удалить извещение или редактировать его.

Внимание! В ходе подготовки и проведения процедуры возможность редактирования различных полей извещения блокируется после завершения соответствующих шагов закупки (публикация процедуры, поступление первой заявки, окончание подачи заявок и пр.)

Добавление позиций

1. После сохранения извещения откройте вкладку Позиции.

В Системе предусмотрено два способа добавления закупочных позиций.

2. Для добавления позиций вручную нажмите кнопку Добавить позицию.

2.1. Заполните отобразившуюся сбоку форму и нажмите кнопку Сохранить позицию.

При необходимости вы можете + Добавить дополнительное поле, нажав соответствующую кнопку. Отобразятся два текстовых поля Название поля и Значение, а также управляющие элементы для удаления и добавления нового дополнительного поля позиции. Такие поля помогают уточнить характеристики закупаемой позиции, если стандартных полей недостаточно.

2.2 Аналогичным образом добавьте остальные закупочные позиции. Для копирования и/или удаления позиции воспользуйтесь значками и в боковом меню редактирования позиции.

3. Для добавления позиций с помощью файла формата Excel нажмите кнопку Загрузить файлом на странице Позиции.

3.1. В отобразившемся боковом меню нажмите кнопку Скачать шаблон.

3.2. После формирования и загрузки файла заполните скачанный шаблон согласно содержащейся в нем инструкции и сохраните файл.

Внимание! При загрузке позиций файлом их ручное добавление недоступно. При обработке загруженного шаблона ранее добавленные вручную позиции удалятся.

3.3. Нажмите кнопку Загрузить файл в боковом меню Загрузка файлом, добавьте заполненный шаблон и нажмите кнопкуСохранить и продолжить.

4. В ходе проведения процедуры вы можете редактировать или удалить любую позицию до поступления первой заявки по этой позиции.

Приглашения к участию

Внимание! В закрытой процедуре подавать заявки могут только приглашенные участники. Если при подготовке извещения вы выбрали закрытый тип процедуры, рассылка приглашений к участию является обязательным шагом.

1. Откройте вкладку Приглашения и на отобразившейся странице нажмите кнопку Пригласить участников.

2. Воспользуйтесь строками поиска по всем участникам Системы или по участникам прошедшей процедуры для добавления компаний-поставщиков в список рассылки.

2.1. Вы также можете указать электронные адреса поставщиков в текстовом поле Приглашение по email.

2.2. Чтобы очистить список участников, нажмите кнопку Удалить всех.

3. Выберите порядок отправки приглашений в блоке Настройка отправки.

4. Нажмите кнопку Сохранить в форме создания приглашения.

До публикации процедуры созданныеПриглашения к участию отображаются на одноименной вкладке в таблице со статусом Ожидает отправки.

5. В конце строки каждого приглашения предусмотрены управляющие элементы для редактирования и удаления приглашения.

Публикация и ход процедуры

1. Чтобы опубликовать подготовленное извещение и начать этап Приём заявок, нажмите кнопку Опубликовать процедуру и подтвердите действие в отобразившемся всплывающем окне.

Если процедура открытого типа, после публикации она становится доступна для просмотра и подачи заявок всем участникам Системы. Также в этот момент происходит автоматическая рассылка тех приглашений к участию, в параметрах которых выбран соответствующий признак.

2. Для рассылки приглашений участникам вручную откройте вкладку Приглашения, в конце табличной строки приглашения со статусом Ожидает отправки откройте меню с помощью значка и нажмите Отправить.

2.1. В отобразившемся всплывающем окне подтвердите действие, нажав кнопку Отправить.

Вопросы

После публикации процедуры вы можете отправить единое сообщение с документами всем участникам процедуры. Также участники могут задавать организатору вопросы, касающиеся деталей проводимой процедуры.

1. Чтобы отправить сообщение участникам процедуры, откройте вкладку Вопросы и нажмите кнопку Добавить сообщение в блоке Сообщения участникам.

1.1. Заполните отобразившуюся форму, при необходимости прикрепите файл к сообщению и нажмите кнопку Отправить и подтвердите действие.

Опубликованное сообщение будет доступно всем зарегистрированным участникам Системы.

В блоке Вопросы организатору отображаются сообщения с вопросами, которые задают участники процедуры. С помощью фильтра под заголовком вы можете отсортировать вопросы, на которые вы еще не ответили.

2. Нажмите кнопку Ответить в строке с сообщением участника.

2.1. Заполните текстовое поле, при необходимости прикрепите файл, нажмите кнопку Отправить и подтвердите действие.

Статистика

1. Откройте вкладку Статистика.

На данной странице отображаются списки пользователей, просматривавших процедуру или скачавших закупочную документацию с момента публикации до наступления даты окончания подачи заявок.

2. С помощью управляющих элементов вверху страницы вы можете отсортировать авторизованных или приглашенных пользователей, настроить отображение записей о посещениях за конкретный промежуток времени, а также Сохранить отчет за выбранный период в формате Excel.

История изменений

1. Откройте вкладку История изменений.

На данной странице фиксируются следующие изменения:
– изменения вносимые в извещение процедуры;
– изменения в данных закупочных позиций;
– изменения, вносимые участниками в свои заявки;
– данные пользователей, внесших изменения.

2. Для просмотра истории изменений в параметрах процедуры нажмите кнопку Изменения в процедуре.

3. Чтобы ознакомиться с деталями внесенных изменений, нажмите на табличную строку. Отобразится информационное окно Детали изменений.

4. Аналогичным образом вы можете просматривать историю изменений в заявках участников, нажав на кнопку История заявок.

Скачивание отчета по участникам

После наступления даты окончания подачи заявок процедура переходит на шаг Рассмотрение. На данном шаге производится анализ поступивших заявок участников и выносится решение о проведении переторжки.

1. Откройте вкладку Заявки. На данной странице представлен список всех поступивших заявок.

2. Для формирования отчета о поступивших заявках в формате Excel нажмите кнопку Скачать отчет.

Сохраняемый файл содержит следующие листы с данными:

лист Итоговые предложения содержит последние предложения участников с учетом заявок, поданных в ходе проведения переторжки;
лист Сравнительная таблица добавляется в отчет в случае, если была проведена переторжка. Также содержит итоговые предложения участников;
лист Условия закупки содержит основные условия процедуры;
лист История предложений содержит все изменения по заявкам со стороны поставщиков. Фиксируется тип изменения и дата;
лист Контактные данные участников содержит контактные данные пользователей, указанных в заявках участников в качестве контактных лиц.

Проведение переторжки

1. В случае принятия решения о проведении переторжки, нажмите на кнопку Объявить переторжку.

Отобразится форма создания переторжки на шаге Участники.

2. Отметьте участников, допущенных к участию в переторжке.

2.1. Заполните поля Причина отказа в допуске в строках не допущенных участников.

2.2. Нажмите кнопку Продолжить →. Страница обновится и вы перейдете к шагу Приватность.

3. Выберите Тип переторжки, установите необходимые отметки в блоке Приватность и нажмите кнопку Продолжить →.

Страница обновится и вы перейдете к шагу Даты и критерии.

4. Укажите дату и время окончания подачи заявок на переторжку, дату окончания загрузки документов и выберите время автопродления.

Примечание: если на шаге Приватность вы выбрали заочный тип переторжки, функция автопродления приема заявок будет недоступна.

4.1. В блоке Критерии переторжки установите критерии, по которым будет проведена переторжка (Цена заявки или Параметры заявки) и заполните отобразившиеся поля.

4.2. При необходимости добавьте Комментарий для участников, загрузите дополнительный файл, после чего нажмите кнопку Объявить переторжку и подтвердите действие.

После объявления переторжки процедура возвращается на шаг Прием заявок.

5. Чтобы отменить переторжку или редактировать параметры ее проведения, воспользуйтесь значком или кнопкой Редактировать в правой части страницы процедуры.

После окончания срока подачи заявок на переторжку процедура переходит на шаг Рассмотрение и на странице Заявки отображаются последние предложения участников с учетом проведенной переторжки.

Подведение итогов

1. Чтобы завершить процедуру, нажмите кнопку Подвести итоги.

2. В отобразившемся всплывающем окне выберите оптимальный вариант подведения итогов.

3. При выборе варианта В один клик воспользуйтесь выпадающим списком Победитель процедуры для выбора победителя и нажмите кнопку Сохранить.

4. При выборе варианта Отклонить всех отобразится всплывающее окно для настройки публикации итогов процедуры.

5. При выборе варианта Файлом или вручную вам необходимо выбрать одного или несколько победителей по каждой позиции.

Система автоматически ранжирует заявки участников по ценовому критерию и выделяет зеленым цветом предложения с наименьшей ценой по каждой позиции.

5.1. Чтобы посмотреть данные заявки участника, нажмите на значок и в отобразившемся вспомогательном окне перейдите по ссылке Открыть заявку.

5.2. Чтобы вручную выбрать победителя по отдельной позиции, нажмите на строку позиции, в отобразившемся боковом меню Выбор победителя отметьте одного или нескольких участников-победителей и нажмите кнопку Сохранить.

5.3. Аналогичным образом выберите победителей по всем позициям процедуры.

После выбора победителя одним из вышеописанных способов отображается форма Публикация итогов для настройки параметров публикации информации об итогах процедуры.

Примечание: в зависимости от настроек приватности, установленных при подготовке процедуры, а также от способа выбора победителей, набор полей формы может отличаться.

6. Заполните представленную форму.

В блоке Приватность итогов вы можете включить/выключить отображение наименований компаний-участников и/или их ценовых предложений при публикации итогов процедуры. Данная информация будет отображаться на странице Извещение, а также на странице Заявки.

6.1. Настройте параметры приватности итогов процедуры и нажмите кнопку Опубликовать.

После этого процедура получает статус Завершена и на странице Извещение отображаются данные об ее итогах согласно указанным вами параметрам публикации.

Справочная система