Wiki buy:Как правильно использовать положение о закупках

До составления и подачи коммерческого предложения поставщику крайне важно провести тщательный анализ закупочной документации заказчика, чтобы не тратить время на бессмысленную борьбу за подряд и не взвалить на себя чрезмерных обязательств в случае победы.

Первый документ, с которым нужно ознакомиться для принятия решения, стоит ли принимать участие в закупочной процедуре, - это извещение о закупке. Одна из главных целей этого документа – сэкономить время поставщика, дав ему возможность в резюмированном виде ознакомиться с основными параметрами закупки. По этой причине каждое слово извещение стоит читать с максимальным вниманием: лучше потратить полчаса на него, чем потом - несколько часов на изучение заведомо непривлекательной документации. Кроме того, статус извещения первичен по отношению к статусу самой документации.

Иными словами, документация не должна противоречить извещению, а обратное может быть расценено как введение поставщика в заблуждение.

Переходя к документации, в первую очередь необходимо ознакомиться с тем её разделом, в котором описан предмет закупки и требования к поставляемой продукции. Эти требования должны быть ясно сформулированы и прямо связаны с целью закупки – т.е. с той потребностью, для удовлетворения которой заказчик и организует закупку.

Если поставщик уверен, что он может поставить заказчику именно то, что ему нужно (или убедит его в том, что нужна тому именно продукция поставщика), то самое время столь же внимательно ознакомиться с требованиями к самому участнику закупки. Эти требования должны быть общими, т.е. применяющимися ко всем участникам закупки, и помимо ясной формулировки и связи с целью закупки должны иметь числовое выражение и включать перечень документов, которыми участник закупки может подтвердить своё соответствие данному требованию.

Требования к продукции и участнику закупки действуют лишь в совокупности – если потенциальный поставщик не удовлетворяет хотя бы одному из этих требований, то заказчик не просто вправе, а обязан отклонить его заявку. Если же поставщик уверен в том, что требованиям соответствует и он сам, и его продукция, то самое время перейти к критериям сопоставления заявок.

Здесь прежде всего важно не перепутать критерий и требование – ведь тот же опыт работы или срок поставки в зависимости от формулировки может быть и критерием сопоставления заявок, и требованием к поставщику. Только требование имеет «заградительный характер» и подразумевает неизбежное отклонение всех, ему не соответствующих, а критерий подразумевает начисление дополнительных баллов в итоговом ранжировании за лучшее соответствие данному критерию. Та же цена является и требованием, и критерием одновременно – заявка поставщика имеет тем большие шансы на победу, чем ниже указанная в ней цена, однако в любом случае эта цена не должна быть выше начальной (максимальной), установленной заказчиком в закупочной документации. Собственно, в рамках аукциона или запроса котировок (он же запрос цен) цена и является единственным критерием сопоставления заявок – а значит поставщику достаточно просчитать свою зону экономической рентабельности (в т.ч. свою готовность предложить цену ниже рыночной и ниже себестоимости, если по каким-то причинам для поставщика такой вариант возможен). Ту же зону и, соответственно, возможности «падения по цене» необходимо просчитать ещё до подачи заявки для своих возможных конкурентов.

В рамках конкурса или запроса предложений одного ценового анализа будет недостаточно. Необходимо будет до подачи заявки выделить все критерии сопоставления предложений участников. После этого нужно отыскать в закупочной документации порядок присвоения баллов по каждому из критериев и просчитать по этому порядку своё предложение и возможные предложения конкурентов, не забывая умножать баллы по каждому критерию на его удельный вес. Разумеется, место той или иной заявки в итоговом ранжировании будет определяться общей суммой баллов, полученной его предложением.

Порядок присвоения баллов и удельный вес каждого критерия определяется самим заказчиком, но при этом обязательно фиксируется в закупочной документации. Будущему участнику закупки необходимо помнить о том, что все без исключения – даже самые сомнительные – условия извещения и закупочной документации обязательны для него до того момента, пока они не будут исключены или скорректированы заказчиком. В некоторых случаях можно доказать, что такой корректировкой является официально опубликованное разъяснение закупочной документации, но по ключевым вопросам лучше дождаться внесения изменения в саму документацию. Чего не стоит ждать, так это последнего дня приёма заявок.

Запрос разъяснения документации лучше всего направлять заказчику сразу же после обнаружения спорного с точки зрения поставщика условия закупки. Ведь запрос разъяснений документации является единственным легальным средством коммуникации заказчика и поставщика от момента объявления закупки до момента объявления победителя. По этой причине в запросе уместны не только вопросы типа «Помогите понять…», но и вопросы «Почему это написано?» и «Не уместнее ли будет изложить данную норму в следующей редакции…». Протокол разногласий в этом смысле безопаснее всего прикладывать именно к запросу разъяснений, поскольку если включать его в состав заявки, то заказчик получит право отклонить такую заявку. Впрочем, даже если заявка с протоколом разногласий не будет отклонена, сам такой протокол ни в коей мере не становится обязательным для заказчика (он может принимать или не принимать его условия по своему усмотрению) – а вот поставщик, несмотря на приложенный к заявке протокол разногласий, по умолчанию обязан будет исполнять контракт именно на условиях закупочной документации.

Структура положения о закупках:

I. Общие положения

1. Термины и определения
2. Правовая основа и принципы закупочной деятельности Заказчика
3. Сфера действия настоящего Положения
4. Способы осуществления закупок Заказчиком
5. Требования к Участникам закупок
6. Информационное обеспечение закупок

II. Участники закупочной деятельности

1. Участники закупочной деятельности
2. Распределение полномочий между участниками закупочной деятельности
3. Централизация закупок
4. Специализированная закупочная организация

III. Подготовка закупок

1. План закупок
2. Сбор заявок на проведение закупок
3. Формирование и утверждение плана закупок
4. Внесение изменений в план закупок
5. Публикация плана закупок и изменений к нему
6. Составление закупочной документации
7. Решение о проведении закупки

IV. Извещение о закупке и закупочная документация

1. Извещение о закупке и закупочная документация
2. Содержание извещения о закупке
3. Содержание закупочной документации
4. Проект договора
5. Внесение изменений в извещение о закупке и закупочную документацию
6. Публикация извещения о закупке и закупочной документации

V. Форма закупки

1. Форма закупки
2. Закупка в традиционной форме
3. Закупка в электронной форме
4. Электронный документооборот

VI. Открытый одноэтапный конкурс

1. Проведение открытого одноэтапного конкурса
2. Публикация информации о проведении конкурса
3. Предварительный квалификационный отбор
4. Разъяснение конкурсной документации
5. Внесение изменений в извещение о проведении конкурса и конкурсную документацию
6. Получение конкурсных заявок
7. Состав конкурсной заявки
8. Вскрытие конвертов с конкурсными заявками
9. Рассмотрение конкурсных заявок
10. Оценка и сопоставление конкурсных заявок
11. Переторжка
12. Определение победителя конкурса
13. Признание конкурса несостоявшимся

VII. Открытый одноэтапный аукцион

1. Проведение открытого одноэтапного аукциона
2. Публикация информации о проведении аукциона
3. Предварительный квалификационный отбор
4. Разъяснение аукционной документации
5. Внесение изменений в извещение о проведении аукциона и аукционную документацию
6. Получение аукционных заявок
7. Состав аукционной заявки
8. Рассмотрение аукционных заявок
9. Получение предложений о цене договора
10. Определение победителя аукциона
11. Признание аукциона несостоявшимся

VIII. Открытый одноэтапный запрос предложений

1. Проведение открытого одноэтапного запроса предложений
2. Публикация информации о проведении запроса предложений
3. Предварительный квалификационный отбор
4. Разъяснение закупочной документации
5. Внесение изменений в информацию о проведении запроса предложений
6. Получение заявок на участие в запросе предложений
7. Состав заявки на участие в запросе предложений
8. Открытый и закрытый режимы подачи предложений
9. Рассмотрение и оценка предложений
10. Переторжка
11. Определение победителя запроса предложений
12. Признание запроса предложений несостоявшимся

IX. Открытый одноэтапный запрос котировок

1. Проведение открытого одноэтапного запроса котировок
2. Публикация информации о проведении запроса котировок
3. Предварительный квалификационный отбор
4. Разъяснение закупочной документации
5. Внесение изменений в информацию о проведении запроса котировок
6. Получение заявок на участие в запросе котировок
7. Состав заявки на участие в запросе котировок
8. Открытый и закрытый режимы подачи предложений
9. Рассмотрение и оценка предложений
10. Определение победителя запроса котировок
11. Признание запроса котировок несостоявшимся

X. Упрощенная конкурентная закупка

1. Проведение упрощенной конкурентной закупки
2. Сбор предложений участников упрощенной конкурентной закупки
3. Выбор победителя упрощенной конкурентной закупки

XI. Закупка у единственного поставщика

1. Основания проведения закупки у единственного поставщика
2. Публикация информации о закупке у единственного поставщика

XII. Особенности двухэтапных закупок

1. Двухэтапные способы закупок
2. Основания применения двухэтапных закупок
3. Предоставление и разъяснение закупочной документации первого этапа
4. Получение от участников закупки предложений первого этапа
5. Рассмотрение предложений первого этапа
6. Закупочная документация второго этапа

XIII. Особенности закрытых закупок

1. Проведение закрытых закупок
2. Основание применения закрытых закупок
3. Особенности закрытых закупок

XIV. Заключение и исполнение договора

1. Составление договора по результатам закупки
2. Согласование Заказчиком договора, заключаемого по результатам закупки
3. Заключение договора по результатам закупки
4. Изменение договора в процессе его заключения
5. Изменение договора в процессе его исполнения
6. Приемка результатов исполнения договора
7. Расчеты по договору
8. Урегулирование договорных споров
9. Расторжение договора