Wiki buy:Роли в закупках

Основными участниками закупки являются заказчик, который, как правило, выступает организатором закупки, и потенциальные поставщики, среди которых заказчик выбирает контрагента для будущего договора поставки.

Для соблюдения антимонопольного законодательства при проведении закупки любым способом и в любой форме необходимо избегать смешения как форм проведения процедур, так и полномочий сторон соответствующих правоотношений.

В электронной закупке участвуют три стороны: организатор торгов (заказчик), участники торгов (поставщики) и оператор электронной торговой площадки (ЭТП). Каждая из этих сторон обладает уникальным правовым статусом и не имеет права вмешиваться в деятельность или реализовывать полномочия другой стороны, поскольку в противном случае резко возрастает риск манипуляций при проведении закупки и, как следствие, нарушения порядка отбора победителя.

В частности, размещать предложения на электронной торговой площадке имеет право лишь участник торгов. Отклонение от этого правила может быть квалифицировано ФАС России как нарушение п. 4 ч. 1 ст. 17 Закона «О защите конкуренции» и создание условий для недобросовестной конкуренции в соответствии с п. 9 ст. 4 того же закона.

Для достижения эффективности закупочной деятельности самого заказчика необходима организация закупочного процесса внутри компании, а также контроль за проведением закупок на всех стадиях закупочной деятельности.

В отношения по проведению закупок вовлечены почти все структурные подразделения заказчика — одни из них предоставляют заявки на закупку, другие проводят саму закупку, третьи контролируют правомерность и эффективность проведения данной закупки. При этом целесообразно формализовать внутренними документами компании «разделение труда» при проведении закупок и закрепить однозначные полномочия за каждым из трёх субъектов закупочной деятельности внутри компании: за инициатором закупки, за профессиональным закупщиком и за внутренними контролирующими органами.

Профессиональным закупщиком может быть уполномоченный сотрудник или специальное подразделение (отдел закупок, контрактная служба и т.п.), обеспечивающие на профессиональной основе выбор лучшего поставщика и экономию финансовых ресурсов, а также соблюдение предприятием требований действующего законодательства при проведении закупок. Профессиональный заказчик должен обладать специальными знаниями в сфере закупок и иметь опыт использования закупочного инструментария.

Коллективным контролёром закупок, как правило, выступают структурное подразделение (или даже несколько подразделений) и должностные лица, уполномоченные на оценку потребности в закупке, возможности её проведения, эффективности проведённой закупки и результативности договорных отношений с контрагентом, выбранным по результатам закупки. Функции контролёра могут быть разделены между планово-экономическим отделом, руководителем организации и иными уполномоченными им подразделениями.

Помимо внутреннего контроля за соблюдением законности при проведении закупок внешний контроль за соблюдением компанией закупочного законодательства осуществляет Федеральная антимонопольная служба России (ФАС).

По общему правилу все три названных базовых участника закупочной деятельности должны являться обособленными субъектами. При эффективной организации закупочной деятельности на каждой из стадий закупочного процесса их полномочия распределяются в соответствии со следующими принципами:

• Инициатор анализирует собственную деятельность за предыдущий закупочный период и планы деятельности на предстоящий закупочный период с точки зрения наличия потребности в товарах (работах, услугах) в течение предстоящего закупочного периода.

• При наличии потребности в товарах (работах, услугах) инициатор формулирует данную потребность и оценивает возможности её удовлетворения без проведения закупки (например, за счёт имеющихся складских запасов, в рамках уже заключённых договоров с поставщиками и т.п.).

• В случае невозможности удовлетворения потребности в товарах (работах, услугах) инициатор доводит эту потребность до контролёров с обоснованием потребности в закупке, указанием объёма и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков закупки с целью включения данной закупки в план закупок на предстоящий закупочный период.

• Контролёры оценивают необходимость в данной закупке, возможность её проведения, обоснованность инициированных объёмов и начальной (максимальной) цены закупаемой продукции, а также сроков её закупки.

• В случае согласования контролёрами данной закупки она включается профессиональным закупщиком в план закупок на предстоящий закупочный период.

• Сформированный план закупок на предстоящий закупочный период согласуется и утверждается контролёрами, после чего публикуется профессиональным закупщиком с соблюдением требований действующего законодательства.

• При возникновении необходимости внесения корректировок в утверждённый план закупок инициатор обосновывает перед контролёрами необходимость таких изменений, а контролёры, в случае согласования данных изменений, утверждают внесение профессиональным закупщиком изменений в план закупок.

• До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок инициатор отслеживает сохранение потребности в данной закупке, а также организационных и финансовых возможностей её проведения; в случае изменения потребностей или возможностей он инициирует внесение соответствующих изменений в план закупок в описанном выше порядке.

• До наступления предусмотренного утверждённым планом закупок срока проведения закупок профессиональный закупщик в соответствии с заявленной инициатором потребностью разрабатывает документацию о закупке, отражая в ней потребности заказчика в продукции и иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

• При наступлении срока публикации информации о закупке профессиональный закупщик публикует эту информацию в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

• После публикации информации о закупке профессиональный закупщик обеспечивает проведение закупочной процедуры, в том числе приём заявок потенциальных поставщиков, оценку и ранжирование этих заявок в соответствии с критериями закупочной документации, выбор и объявление победителя закупки, направление договора для подписания победителю.

• После проведения закупки профессиональный закупщик публикует информацию о результатах закупки (о том, кто был выбран победителем, либо о том, что закупка завершена без выбора победителя) в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

• После объявления результатов закупки инициатор проводит преддоговорные переговоры с поставщиком и согласует проект договора с контролёрами.

• После подписания договора с поставщиком инициатор обеспечивает исполнение этого договора со стороны предприятия, в том числе проводит досудебное урегулирование споров, контролирует соблюдение сроков платежей, отвечает за приём поставленной по данному договору продукции, проверяет качество данной продукции, подписывает от лица предприятия акты, свидетельствующие об исполнении договора.

• После завершения договорных отношений с поставщиком инициатор отчитывается перед контролёрами об эффективности закупки.

• Контролёры совместно с инициаторами и профессиональным закупщиком анализируют результаты закупок за определённый период и учитывают их при прогнозировании закупок будущего периода.

На каждой из описанных выше стадий закупочной деятельности важно соблюдать принцип соответствия полномочий и ответственности, в соответствии с которым ответственным за последствие того или иного решения является субъект, принявший данное решение.