Wiki buy:Как правильно использовать положение о закупках
До составления и подачи коммерческого предложения поставщику крайне важно провести тщательный анализ закупочной документации заказчика, чтобы не тратить время на бессмысленную борьбу за подряд и не взвалить на себя чрезмерных обязательств в случае победы.
Первый документ, с которым нужно ознакомиться для принятия решения, стоит ли принимать участие в закупочной процедуре, - это извещение о закупке. Одна из главных целей этого документа – сэкономить время поставщика, дав ему возможность в резюмированном виде ознакомиться с основными параметрами закупки. По этой причине каждое слово извещение стоит читать с максимальным вниманием: лучше потратить полчаса на него, чем потом - несколько часов на изучение заведомо непривлекательной документации. Кроме того, статус извещения первичен по отношению к статусу самой документации.
Иными словами, документация не должна противоречить извещению, а обратное может быть расценено как введение поставщика в заблуждение.
Переходя к документации, в первую очередь необходимо ознакомиться с тем её разделом, в котором описан предмет закупки и требования к поставляемой продукции. Эти требования должны быть ясно сформулированы и прямо связаны с целью закупки – т.е. с той потребностью, для удовлетворения которой заказчик и организует закупку.
Если поставщик уверен, что он может поставить заказчику именно то, что ему нужно (или убедит его в том, что нужна тому именно продукция поставщика), то самое время столь же внимательно ознакомиться с требованиями к самому участнику закупки. Эти требования должны быть общими, т.е. применяющимися ко всем участникам закупки, и помимо ясной формулировки и связи с целью закупки должны иметь числовое выражение и включать перечень документов, которыми участник закупки может подтвердить своё соответствие данному требованию.
Требования к продукции и участнику закупки действуют лишь в совокупности – если потенциальный поставщик не удовлетворяет хотя бы одному из этих требований, то заказчик не просто вправе, а обязан отклонить его заявку. Если же поставщик уверен в том, что требованиям соответствует и он сам, и его продукция, то самое время перейти к критериям сопоставления заявок.
Здесь прежде всего важно не перепутать критерий и требование – ведь тот же опыт работы или срок поставки в зависимости от формулировки может быть и критерием сопоставления заявок, и требованием к поставщику. Только требование имеет «заградительный характер» и подразумевает неизбежное отклонение всех, ему не соответствующих, а критерий подразумевает начисление дополнительных баллов в итоговом ранжировании за лучшее соответствие данному критерию. Та же цена является и требованием, и критерием одновременно – заявка поставщика имеет тем большие шансы на победу, чем ниже указанная в ней цена, однако в любом случае эта цена не должна быть выше начальной (максимальной), установленной заказчиком в закупочной документации.
Собственно, в рамках аукциона или запроса котировок (он же запрос цен) цена и является единственным критерием сопоставления заявок – а значит поставщику достаточно просчитать свою зону экономической рентабельности (в т.ч. свою готовность предложить цену ниже рыночной и ниже себестоимости, если по каким-то причинам для поставщика такой вариант возможен). Ту же зону и, соответственно, возможности «падения по цене» необходимо просчитать ещё до подачи заявки для своих возможных конкурентов.
В рамках конкурса или запроса предложений одного ценового анализа будет недостаточно. Необходимо будет до подачи заявки выделить все критерии сопоставления предложений участников. После этого нужно отыскать в закупочной документации порядок присвоения баллов по каждому из критериев и просчитать по этому порядку своё предложение и возможные предложения конкурентов, не забывая умножать баллы по каждому критерию на его удельный вес. Разумеется, место той или иной заявки в итоговом ранжировании будет определяться общей суммой баллов, полученной его предложением.
Порядок присвоения баллов и удельный вес каждого критерия определяется самим заказчиком, но при этом обязательно фиксируется в закупочной документации. Будущему участнику закупки необходимо помнить о том, что все без исключения – даже самые сомнительные – условия извещения и закупочной документации обязательны для него до того момента, пока они не будут исключены или скорректированы заказчиком. В некоторых случаях можно доказать, что такой корректировкой является официально опубликованное разъяснение закупочной документации, но по ключевым вопросам лучше дождаться внесения изменения в саму документацию.
Чего не стоит ждать, так это последнего дня приёма заявок.
Запрос разъяснения документации лучше всего направлять заказчику сразу же после обнаружения спорного с точки зрения поставщика условия закупки. Ведь запрос разъяснений документации является единственным легальным средством коммуникации заказчика и поставщика от момента объявления закупки до момента объявления победителя. По этой причине в запросе уместны не только вопросы типа «Помогите понять…», но и вопросы «Почему это написано?» и «Не уместнее ли будет изложить данную норму в следующей редакции…». Протокол разногласий в этом смысле безопаснее всего прикладывать именно к запросу разъяснений, поскольку если включать его в состав заявки, то заказчик получит право отклонить такую заявку. Впрочем, даже если заявка с протоколом разногласий не будет отклонена, сам такой протокол ни в коей мере не становится обязательным для заказчика (он может принимать или не принимать его условия по своему усмотрению) – а вот поставщик, несмотря на приложенный к заявке протокол разногласий, по умолчанию обязан будет исполнять контракт именно на условиях закупочной документации.
Структура положения о закупках:
I. Общие положения
- Термины и определения
- Правовая основа и принципы закупочной деятельности Заказчика
- Сфера действия настоящего Положения
- Способы осуществления закупок Заказчиком
- Требования к Участникам закупок
- Информационное обеспечение закупок
II. Участники закупочной деятельности
- Участники закупочной деятельности
- Распределение полномочий между участниками закупочной деятельности
- Централизация закупок
- Специализированная закупочная организация
III. Подготовка закупок
- План закупок
- Сбор заявок на проведение закупок
- Формирование и утверждение плана закупок
- Внесение изменений в план закупок
- Публикация плана закупок и изменений к нему
- Составление закупочной документации
- Решение о проведении закупки
IV. Извещение о закупке и закупочная документация
- Извещение о закупке и закупочная документация
- Содержание извещения о закупке
- Содержание закупочной документации
- Проект договора
- Внесение изменений в извещение о закупке и закупочную документацию
- Публикация извещения о закупке и закупочной документации
V. Форма закупки
- Форма закупки
- Закупка в традиционной форме
- Закупка в электронной форме
- Электронный документооборот
VI. Открытый одноэтапный конкурс
- Проведение открытого одноэтапного конкурса
- Публикация информации о проведении конкурса
- Предварительный квалификационный отбор
- Разъяснение конкурсной документации
- Внесение изменений в извещение о проведении конкурса и конкурсную документацию
- Получение конкурсных заявок
- Состав конкурсной заявки
- Вскрытие конвертов с конкурсными заявками
- Рассмотрение конкурсных заявок
- Оценка и сопоставление конкурсных заявок
- Переторжка
- Определение победителя конкурса
- Признание конкурса несостоявшимся
VII. Открытый одноэтапный аукцион
- Проведение открытого одноэтапного аукциона
- Публикация информации о проведении аукциона
- Предварительный квалификационный отбор
- Разъяснение аукционной документации
- Внесение изменений в извещение о проведении аукциона и аукционную документацию
- Получение аукционных заявок
- Состав аукционной заявки
- Рассмотрение аукционных заявок
- Получение предложений о цене договора
- Определение победителя аукциона
- Признание аукциона несостоявшимся
VIII. Открытый одноэтапный запрос предложений
- Проведение открытого одноэтапного запроса предложений
- Публикация информации о проведении запроса предложений
- Предварительный квалификационный отбор
- Разъяснение закупочной документации
- Внесение изменений в информацию о проведении запроса предложений
- Получение заявок на участие в запросе предложений
- Состав заявки на участие в запросе предложений
- Открытый и закрытый режимы подачи предложений
- Рассмотрение и оценка предложений
- Переторжка
- Определение победителя запроса предложений
- Признание запроса предложений несостоявшимся
IX. Открытый одноэтапный запрос котировок
- Проведение открытого одноэтапного запроса котировок
- Публикация информации о проведении запроса котировок
- Предварительный квалификационный отбор
- Разъяснение закупочной документации
- Внесение изменений в информацию о проведении запроса котировок
- Получение заявок на участие в запросе котировок
- Состав заявки на участие в запросе котировок
- Открытый и закрытый режимы подачи предложений
- Рассмотрение и оценка предложений
- Определение победителя запроса котировок
- Признание запроса котировок несостоявшимся
X. Упрощенная конкурентная закупка
- Проведение упрощенной конкурентной закупки
- Сбор предложений участников упрощенной конкурентной закупки
- Выбор победителя упрощенной конкурентной закупки
XI. Закупка у единственного поставщика
- Основания проведения закупки у единственного поставщика
- Публикация информации о закупке у единственного поставщика
XII. Особенности двухэтапных закупок
- Двухэтапные способы закупок
- Основания применения двухэтапных закупок
- Предоставление и разъяснение закупочной документации первого этапа
- Получение от участников закупки предложений первого этапа
- Рассмотрение предложений первого этапа
- Закупочная документация второго этапа
XIII. Особенности закрытых закупок
- Проведение закрытых закупок
- Основание применения закрытых закупок
- Особенности закрытых закупок
XIV. Заключение и исполнение договора
- Составление договора по результатам закупки
- Согласование Заказчиком договора, заключаемого по результатам закупки
- Заключение договора по результатам закупки
- Изменение договора в процессе его заключения
- Изменение договора в процессе его исполнения
- Приемка результатов исполнения договора
- Расчеты по договору
- Урегулирование договорных споров
- Расторжение договора