Инструкция по работе в КИМ для заказчиков и закупщиков

Описание сервиса

Введение

Ваша организация переходит на новый формат закупок в индивидуальном корпоративном интернет магазине в системе В2В-center, также как в обычном интернет-магазине, без проведения закупочной процедуры и согласования бюджета по каждой покупке. Каталог подходит для закупок небольшого объема товаров по потребности. Процесс выбора, оплаты и доставки товара как правило занимает от одного дня до недели. Эта инструкция поможет настроить и организовать работу, а также поможет научиться работать в новой для вас системе. Для осуществления действий, описанных в инструкции, необходимо пройти авторизацию с помощью логина и пароля. Процедура регистрации на ЭТП изложена в инструкции Регистрация в Системе.

Цели внедрения КИМ в организации:

своевременное обеспечение потребностей заявителей в области товаров;
повышение эффективности процесса закупок;
сокращение транзакций заказчика, закупщика и функции сопровождения заказов;
повышение прозрачности закупочных процедур.

Определение КИМ

Корпоративный интернет-магазин (далее – КИМ) — это информационная система (портал) для быстрого поиска, сравнения и заказа товаров по электронным каталогам (прайс-листам) у аккредитованных закупщиком поставщиков.

Выделенный домен

Каталог содержит товары с индивидуальными условиями и ценами для вашей организации от допущенных поставщиков, поэтому другие пользователи системы не смогут увидеть ваш каталог. Для вашей организации выделен отдельный домен: https://______.b2b-center.ru/catalog/, где часть ссылки – это название или сокращение вашей компании. В качестве дополнительной услуги в вашем КИМ возможно настроить брендирование и доступ к тестовой среде.

Процесс работы в интернет-магазине

С помощью КИМ сотрудник организации может осуществлять закупки так же, как в обычном интернет-магазине, без проведения закупочной процедуры, запроса коммерческих предложений и согласования бюджета по каждой покупке. Процесс выбора, оплаты и доставки товара занимает от одного дня до недели.

Силами допущенных поставщиков в систему будут загружены товары с учётом предоставляемого уровня скидки. Карточка товара поставщика будет содержать в себе цену, характеристики, изображения, количество остатков товаров на складе. Пользователь будет видеть товары всех поставщиков с разбивкой на единый рубрикатор категорий товаров и сможет искать необходимые товары через поисковую строку по любому известному признаку. Контактные данные пользователей и адреса подразделений организации будут добавлены главными пользователями заказчика.

Для того чтобы оформить заказ, пользователь добавляет товары в корзину, указывает необходимое количество и удобную дату доставки. Поставщик получает уведомление о потребности в новом заказе, согласовывает сумму заказа, товары и количество товаров из заказа и дату поставку внутри корпоративного интернет-магазина. У поставщика есть возможность разбить поставку товаров на несколько дат поставки и предложить аналоги товаров. Если в заказе были изменения, внесенные поставщиком, заказчик видит изменения в заказе и может согласовать или отменить заказ. После поставки согласованного заказа, заказчик в системе совершает фактическую приемку товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Настройка модулей

КИМ может содержать в себе разные модули, этапы, индивидуализированные условия для заказов и другие параметры так как настраиваться с учетом потребностей организации-заказчика и подключается в соответствии с уникальными требованиями организаций в рамках оплаченного тарифа. Уточнить дополнительную информацию вы можете у закреплённого за вашей компанией клиентского менеджера. Узнать его контактные данные вы можете в разделе «Контакты».

Коммуникация с менеджерами системы

По вопросам настройки и работы в системе каждый пользователь организации может самостоятельно создать обращение разделе «Служба поддержки пользователей». Для этого пользователю необходимо нажать кнопку «Помощь», выбрать тему «КИМ и B2B маркет» и зарегистрировать обращение.

Чтобы отслеживать статус обращения, сохраните ссылку на обращение или номер обращения. По номеру обращения вы можете увидеть статус задачи в разделе «Служба поддержки пользователей».

Термины и определения

Термин	Определение
Аккредитация	Предоставление технического доступа поставщику для обработки заказов, отображения загруженных товарно-материальных ценностей (ТМЦ) заявителям в КИМ заказчика.
Заказ	Процедура приобретения товаров у конкретного поставщика, осуществляемая с использованием Каталога. Документ-требование Поставщику на поставку товаров, работ, услуг на условиях заключенного договора.
Заказчик	Юридическое лицо организации, которое является пользователем модуля КИМ в системе B2B-center.
Заявитель / Закупщик	Сотрудник организации, являющийся собственником средств или их законным распорядителем, осуществляющий закупки посредством функциональных возможностей Каталога.
Каталог	Раздел системы, в котором размещены каталоги контрагентов с ценами и условиями в соответствии с заключенными договорами.
КИМ	Корпоративный интернет-магазин - персональная закупочная секция Заказчика, являющаяся частью Системы B2B-Center, размещенная на отдельном домене.
Корзина	Страница корпоративного интернет-магазина, где размещаются выбранные Инициатором товары для покупки.
МОЛ	Материально ответственное лицо, выполняющее приемку товара.
НСИ	Нормативно-справочная информация.
Номер ОЗМ	Основная запись материала. Номер позиции из системы централизованного управления массивами данных о товарах Закупочной организации.
Поставщик	1. Юридическое лицо или ИП, работающие в разделах Системы. 2. Сотрудник такого юридического лица или ИП, имеющий доступ к системе и наделенный правами по совершению действий от имени такого юридического лица или ИП.
Система	Корпоративный интернет-магазин (КИМ), корпоративная электронная площадка для закупки из каталога товаров допущенных поставщиков, расположенная по адресу: https://____.b2b-center.ru/.
Согласующий	Руководитель подразделения Закупщика, которому присвоена функция по утверждению заказа.
ТМЦ	Товарно-материальные ценности.

Чеклист заказчика для запуска работы в КИМ

Для удобства заказчиков мы подготовили чеклист. Выполняйте пункты из списка, чтобы оперативно подключиться к работе с поставщиками в новой системе.

Зарегистрироваться на площадке B2B-Center.
Отправить информационное письмо сотрудникам о внедрении КИМ.
Добавить пользователей на площадке B2B-center.
Настроить иерархию адресов организации.
Настроить матрицу согласований.
Настроить дополнительные модули, если они есть.
Провести обучение сотрудников.
Провести встречу с поставщиками и обговорить условия взаимодействия.
Подписать договор с отсрочкой платежа и другими условиями.
Отправить письмо поставщиками со ссылкой на КИМ и доп. информацией.
Аккредитовать поставщиков в КИМ.
Договориться с поставщиком, когда будет создан первый заказ.
Через 2 недели провести встречу с поставщиками и обсудить предварительные итоги и вопросы.

Инструкции по каждому действию и функциональности смотрите в следующих разделах.

Подготовительная работа вне системы

Подготовка типовых документов

Перед тем как начать работать в КИМ рекомендуем подготовить и собрать типовые документы, которые могут быть полезны во время старта работы в КИМ:

1. Перечень всех юридических лиц организации, которые будут оформлять заказы в КИМ шаблон:

Наименование юридического лица	ИНН	КПП	Регион филиала	Адрес доставки
АО "ЦЕНТР РАЗВИТИЯ ЭКОНОМИКИ"	5034031535	503401001	Москва	107113, Москва, ул. 3-я Рыбинская, д. 18, стр. 22, БЦ "Буревестник", 5 эт. Въезд со стороны ул. 2-я Рыбинская под шлагбаум.
			Брянск	241037, г. Брянск, ул. Крахмалева, д. 47.
...	...	...	...	...

2. Перечень сотрудников, которые будут оформлять заказы, с уточнением подразделения и адресов поставки, шаблон:

Наименование юридического лица	Филиал	Подразделение	ФИО	Телефон	Эл. почта
АО "ЦЕНТР РАЗВИТИЯ ЭКОНОМИКИ"	Офис в г. Москва	Отдел снабжения	Сергеев Сергей Сергеевич	+7903-222-22-22	22222@mail.ru
		Отдел кадров	Иванова Ольга Ивановна	+7903-333-33-33	33333@mail.ru
...	...	...	...	...	...

3. Перечень сотрудников ответственных за функционирование КИМ, помимо тех, кто будет оформлять заказы, с распределением ролей внутри организации, шаблон:

Роль пользователя в КИМ	Функциональные обязанности	ФИО сотрудника, должность
Главный пользователь организации	Добавление и управление правами пользователей	...
Суперадминистратор КИМ	Настройка и управление модулями и данными в каталоге.	..., начальник отдела закупок
Согласующий заказов	Согласование и утверждение созданных заказов заявителем организации	..., финансист
Наблюдатели	Просмотр всех заказов организации	..., сотрудник СБ

4. Перечень действующих поставщиков с разбивкой на категории товаров, шаблон:

Наименование юридического лица	Контактное лицо	Телефон	Эл. почта	Что запрашивали/покупали	Статус, история взаимодействия и наличие договора
ООО "Поставщик"	Петров Петр	+7903-444-44-44	44444@mail.ru	Канцтовары, хозтовары, техника	На регулярной основе
...	...	...	...	...	...

5. Перечень требований к поставщикам для допуска работы в КИМ: перечень учредительных документов, наличие рамочного договора с отсрочкой платежа, минимальная сумма доставки, регионы и сроки доставки и пр.

6. Шаблон рамочного договора поставки.

7. Утвержденный бюджет на год с разделением на подразделения организации.

8. Проект внутреннего регламента закупок товаров в КИМ.

Информирование и обучение сотрудников

Внедрения нового решения для закупок может внедряться поэтапно: подключение заявителей по территориям поставки, юридическим лицам или по категориям закупаемых товаров. Чтобы упросить организационную работу Вам необходимо подготовить пакет документов, которые необходимо выслать сотрудникам-заявителям. Предлагаем следующий перечень документов:

Перед стартом работы необходимо провести встречу для обучения сотрудников, а также дать контакты сотрудника, кто будет консультировать по возникающим вопросам у пользователей.

Предварительная работа с поставщиками

Для старта работы вам необходимо уведомить своих поставщиков о переводе закупок в корпоративный интернет-магазин и пригласить их работать в системе в качестве поставщика. Для этого необходимо отправить пригласительные письма:

Пример письма заказчика в адрес поставщика с приглашением работать в КИМ

Вам необходимо провести общие или индивидуальные встречи с поставщиками, во время которых необходимо:

сообщить поставщикам категории ассортимента, которые планируется закупать через КИМ;
обсудить условия работы, сроки, условия и регионы доставки;
проверить наличие договора или запланировать подписание рамочного договор поставки с отсрочкой платежа;
передать ссылки на КИМ и инструкцию для поставщика.

Вы можете запросить у менеджера-куратора перечень уже работающих поставщиков в КИМ других заказчиков.

Регистрация организации и создание пользователей

Регистрация организации Регистрация в системе является единой, поэтому для работы в КИМ организация заказчика должна быть зарегистрированным пользователем системы https://www.b2b-center.ru/. Если ранее ваша организация работала на площадке, дополнительная регистрация для работы в КИМ не потребуется. Если ранее ваша организация не работала на площадке, пройдите регистрацию. Процедура регистрации на ЭТП изложена в инструкции Регистрация в Системе. По завершению регистрации вашей компании присваивается id, который служит вашим идентификатором в системе, он всегда отображается верхней части любой страницы.

Если в КИМ будут работать представители разных юридических лиц, id в системе каждой организации должно быть добавлены в качестве компаний заказчиков в КИМ. Связь между юридическими лицами внутри группы компаний и холдинга, можно отразить в разделе «Иерархия организаций» - раздел представлен в виде перечня главных и подшефных организаций. Для настройки иерархии компаний и добавления новых компаний заказчиков в КИМ, создайте обращение к клиентскому менеджеру со списком реквизитов организаций (желательно указывать том числе id организаций в системе).

Карточка организации

Данные, указанные в разделе «О компании», отображаются всем пользователям системы. С инструкцией по настройке визитки вашей организации вы можете ознакомиться в разделе «Визитка компании».

Создание пользователей организации и управление их правами

В системе применяются ограничения для исключения создания нескольких учётных записей для одной организации, поэтому сотрудники компании не смогут самостоятельно зарегистрироваться в системе как пользователи компании. Создавать пользователей компании может пользователь с правами главного пользователя компании. Фактически первый зарегистрированный пользователь является главным пользователем с подключенным базовым набором прав и может обеспечить аналогичные права дополнительным пользователям. Для остальных пользователей раздел «Пользователи организации» будет недоступен.

Существует два способа для добавления пользователей в системы:

Добавление одного пользователя изложено в инструкции Добавление профиля дополнительного пользователя. При добавлении или редактировании пользователя, который будет создавать заказы в КИМ, проставлять отметку напротив прав в блоках «Права пользователя» не обязательно, все квадраты можно оставить пустыми.

Массовое добавление дополнительных пользователей. Функция доступна не для всех компаний, поэтому при отсутствии кнопки «Добавить несколько пользователей» вы можете обратиться к клиентскому менеджеру.

Для контроля и управления настройкой пользователей воспользуйтесь разделом «Матрица прав пользователей».

Бизнес-роли пользователей системы

В системе есть возможность настраивать пользователям ограниченный или расширенный набор прав и полномочий. Пользователям предоставляется полномочия в системе в зависимости от роли и функциональных обязанностей в организации. Для настройки ролей пользователей организации главному пользователю системы необходимо создать обращение через кнопку «Помощь», прописать эл. почты пользователей, а также пописать какую роль и права необходимо присвоить тому или иному пользователю. Перечень возможных ролей в системе:

Роль в системе	Полномочия в системе
Администратор КИМ	Администратор КИМ Ответственный сотрудник закупочной организации, имеющий расширенные права доступа к настройкам системы. Администратор уполномочен принимать решения по аккредитации и проверке поставщиков. Администратор ответственен за установку и распределение лимитов бюджета. Администратор настраивают иерархию адресов поставки организации в системе (добавляет филиалы и подразделения). Администратор может получить доступ к заказам филиалов и подразделений всех компаний закупщиков в КИМ.
Закупщик	Сотрудник закупочного подразделения организации. Может выполнять обязанности администратора КИМ, инициатора, согласующего или наблюдателя по решению главного пользователя. Сотрудник, ответственный за коммуникации с поставщиками в части организационных вопросов, условий взаимодействия, оплаты оформленных заказов и другое.
Инициатор (заявитель)	Сотрудник организации, который является пользователем модуля КИМ и имеет права осуществлять процесс закупки посредством функциональных возможностей КИМ, а именно формировать корзину, оформлять заказ поставщику и принимать решения по изменениям в заказе (вопросы по товарам, срокам поставки), а также отражает фактическое поступление ТМЦ из заказа. Также может собирать и консолидировать заявки от заявителей на заказы в КИМ, если заявители не могут быть инициаторами заказов.
Наблюдатель	Сотрудник организации, который имеет доступ в КИМ, но не является инициатором заказов. Наблюдатель может просматривать заказы организации, но не имеет возможности редактировать их.
Поставщик	Пользователь, работающий в Системе как юридическое лицо или ИП, осуществляющий загрузку каталога ТМЦ, получающий и обрабатывающий Заказы в Системе, отвечающий за поставку и передачу ТМЦ представителям .
Согласующий	Сотрудник организации, который выполняет контролирующую роль в КИМ и уполномочен принимать решения о целесообразности закупки ТМЦ. В зависимости от настроенных критериев в системе получает заказ, в котором он может ознакомиться с содержанием заказа, увидеть историю изменений в заказе, согласовать или не согласовать закупку товара, написать комментарии инициатору.

Иерархия адресов

Главный пользователь Заказчика с правами «Администратор КИМ» перед началом работы инициаторов заказов должен заполнить информацию об адресах поставки и их иерархии. Инструкцию по работе с иерархией адресов вы можете получить у клиентского менеджера.

Аккредитация поставщиков

В личном кабинете для пользователя с правами «Администратор КИМ» создан раздел «Аккредитация поставщиков», в котором заказчик может обрабатывать входящие заявки от поставщиков, но и добавлять в КИМ проверенных поставщиков вручную, если у заказчика есть корректный номер id компании поставщика.

При необходимости Заказчик в праве в любой момент отозвать аккредитацию поставщика в системе. В момент отказа от аккредитации поставщика в системе, пользователи заказчика перестанут видеть товары поставщика, даже если они загружены в каталог. Претензионная работа между поставщиками и заказчиками решаются вне системы.

Модуль «Мои согласования»

Модуль «Мои согласования» предназначен для автоматизации согласования документов внутри компании. Чтобы настроить уровни согласований, воспользуйтесь инструкцией, которую вы можете получить у клиентского менеджера.

Дополнительные возможности в КИМ

Дополнительную информацию о модулях «Справочник позиций заказчика» и «Бюджеты и лимиты» и других Вы можете узнать у клиентского менеджера.

Справочная система