Лекарства от тендерных бед. Что такое BID-менеджмент и зачем он нужен?

Крупные заказчики или государственные организации всегда выдвигают огромное количество требований к поставщикам продукта исходя из своих целей, возможностей, особенностей законодательства. Если компания готовится к экспорту, в этом случае разные страны будут выдвигать свои требования, не только продиктованные техническими стандартами, но и организационные, юридические и так далее. При этом чаще всего сроки обработки запроса и подготовки предложения на тендер или конкурс могут быть очень ограниченными.

Изготовление продукции или предоставление услуг должно соответствовать требованиям конкретного заказчика. В поставку могут включаться доставка, работы по внедрению продукта, установка, обучение пользователей работе с продуктом, поддержка и сервисное обслуживание продукции и многое другое. Все это учитывается в конечной стоимости продукта.

Bid (англ. «ставка») – это предложение цены при участии в тендере. Соответственно, bid management – это процесс подготовки технически-коммерческого предложения для участия в торгах. Функция bid-менеджера – планировать этот сложный процесс и руководить им.

«Исходя из своего опыта, могу сказать, что bid-менеджеры – это скорее необходимость, чем модный термин, – отмечает совладелец Visotsky Consulting Яна Панкратова. – Компетентный bid-менеджер выполняет функции и project-менеджера, и продавца, и технического специалиста, и консультанта, и руководителя в одном лице. При составлении дорогого контракта с огромным количеством бизнес-процессов просто необходим подобный ресурс, который бы грамотно и профессионально описал такое коммерческое предложение».

Эксперт отмечает, что заработная плата такого ценного специалиста в Европе составляет в среднем от 50 до 100 тыс. евро в год в зависимости от направления деятельности компании. Но с другой стороны, отсутствие bid-менеджера уменьшает шансы добиться успеха в продажах, потому компаниям, которые работают с миллионными контрактами, такой человек необходим.

А малому и среднему бизнесу, которые надеются получать гривневые миллионные контракты, тоже следует применять bid-менеджмент.

«К сожалению, значительная часть поставщиков из малого и среднего бизнеса фактически не используют bid-менеджмент. Пока что они не научились работать на рынке и правильно продавать свою продукцию. В этом плане ситуация в Украине не очень отличается от других стран», – отмечает коммерческий директор Центра электронных торгов B2B-Center Андрей Бойко. Он делится наблюдениями, что многие поставщики идут «напролом» и подают свое предложение без учета потребностей заказчика, деятельности конкурентов и их преимуществ – и проигрывают.

Эксперт отмечает, что сотни поставщиков делают одни и те же типичные ошибки. Например, не читают или читают недостаточно внимательно закупочную документацию, в результате неправильно составляют коммерческое предложение, которое не соответствует требованиям заказчика. «Часто поставщики не учитывают особенность того или иного заказчика. Часть из них может подпадать под законодательство о государственных и других регулируемых закупках либо иметь собственный внутренний документ, который регулирует закупочную деятельность. Некоторые заказчики особенно педантичны в оформлении документов и требовательны к их составлению», – замечает Андрей Бойко. А многие из поставщиков считают, что стоит подготовить «пачку бумаги», предложить минимальную цену – и победа обеспечена. Эксперт подчеркивает, что для коммерческих заказчиков цена – далеко не всегда главный критерий при выборе поставщика. Они оценивают совокупность всех параметров: цену, качество, сроки поставки, условия обслуживания закупаемой продукции.

Соответственно, поставщик должен как минимум ознакомиться с этими правилами и учитывать их при составлении своего предложения.

«Если поставщики не будут учитывать такие нюансы, то потратят свои силы и время зря, а выгодные контракты получат их конкуренты. Единственный выход – использовать в своей работе bid-менеджмент, чтобы побеждать в тендерах. Подготовку коммерческих предложений вполне можно осуществлять собственными силами без привлечения дорогих специалистов. Выйдет «дешево и сердито», но другого выхода нет», – рассказывает собеседник.

Эксперт Центра электронных торгов B2B-Center рассказал о первых шагах на пути bid-менеджера.

Бойко отмечает, что самый первый шаг – проанализировать рынок, посмотреть на основных конкурентов и игроков, оценить их преимущества.

Второй: по результатам этого анализа создать собственное предложение, которое будет отличать вас от конкурентов не только по цене.

Третий: в каждой торговой процедуре необходимо анализировать закупочную документацию. В ней содержится до 80-90% всей информации, необходимой для подготовки вашего предложения.

Четвертый шаг: обязательно общаться с заказчиком. «Как правило, специалисты заказчика готовы разъяснять правила своей закупочной деятельности и условия конкретных торгов. Некоторые из них целенаправленно занимаются развитием и обучением своих поставщиков», – подсказывает Бойко. Надо анализировать и учитывать свои ошибки. Многие поставщики подают неправильное предложение, проигрывают тендер, но в следующей закупке уже у другого заказчика делают все точно так же. Необходимо понять причины своего поражения и победы конкурентов, а потом учитывать их в дальнейшей работе.

В B2B-Center была реальная ситуация, когда представитель малого бизнеса проиграл девять тендеров подряд, предлагая лучшую цену, рассказал Бойко. Сотрудники электронной площадки разобрали ситуацию и выяснили, что поставщик делал разным заказчикам одинаковое коммерческое предложение, хотя у каждого из них были свои условия: сроки поставки, условия оплаты, сроки гарантии. Эти заказы получили конкуренты, которые предлагали ту же продукцию на 20% дороже, но на необходимых условиях. А упомянутый поставщик потом возмущался, что виноват заказчик, который сделал неправильный выбор.

«У малого бизнеса не всегда есть ресурсы на оплату труда специалистов по продаже, маркетингу, бизнес-аналитике, но если вы хотите получать заказ через тендеры и электронные закупки, то вам придется самостоятельно учитывать все требования к подготовке коммерческих предложений», – советует Андрей Бойко.

На сайтах по поиску работы в Украине резюме bid-менеджеров попадаются крайне редко, намного реже, чем вакансии. Остается надеяться на headhunting. Но такого специалиста более выгодно вырастить в своей компании, говорит Яна Панкратова. «Несмотря на то что компании необходимо вложить ресурсы для выращивания компетентного bid-менеджера, с ним можно заключить контракт, который будет служить гарантией, что этот дорогой сотрудник не пойдет на более выгодные условия в другую компанию», – советует она. Также подобного специалиста можно взять на аутсорсинг, правда, это более распространено за рубежом, чем у нас.

При выборе менеджера по подготовке технически-коммерческих предложений акцент должен в большей степени делаться на знания и навыки в области управления проектами, чем в области продаж.

Bid management process:

1) Получение запроса на предложение, цену, информацию.
2) Квалификация запроса и принятие решения: готовить предложение или отклонить его.
3) Подготовка предложения на основании потребностей компании-покупателя с соблюдением сроков.
5) Рецензирование предложения, которое должно быть целостным и доступным для понимания на разных организационных уровнях компании-покупателя – от специалистов до топ-менеджеров.
6) Отправка предложения согласно требованиям заказчика (способ отправления, выбор транспортной компании, подписи на конвертах).
7) Закрытие соглашения (может включать переговоры с заказчиком с целью согласования всех условий контракта и его цены, подготовку и проведение презентаций продукта).

Интернет-клуб "Мой Бизнес"