Инструкция для закупщиков по функциональности Простой закупки

В Системе доступна функциональность Простая закупка — модуль позволяет в упрощенной форме создавать запросы ценовых предложений и таким образом закупать необходимые товары/услуги на рыночных условиях без необходимости проводить полноценную процедуру торгов.

Как это работает?

Закупщик, по потребности, создает в Системе запрос на простую закупку — вводит текстовое описание того, что необходимо приобрести, указывает соответствующие категории товаров/услуг с помощью тегов и задает дополнительные параметры для поиска поставщиков.

На основе выбранных категорий, тегов Система подбирает поставщиков для участия в запросе среди всех зарегистрированных на площадке B2B-Center и рассылает им уведомления. Помимо этого закупщик может отправить поставщикам приглашения к участию адресно. Поставщики, заинтересованные в участии, направляют свои ценовые предложения. В случае выбора победителя в Системе создается заказ, в результате которого закупщик осуществляет приемку товаров/услуг.

Создание простой закупки

1. Чтобы создать простую закупку, перейдите в Личный кабинет Каталога, и в блоке Заказы нажмите на ссылку Запросы ценовых предложений.



2. Отобразится страница со списком запросов ценовых предложений. По умолчанию активна вкладка Оформленные запросы.



Табличная форма страницы запросов содержит столбцы:

• № запроса — номер каждого запроса служит ссылкой для перехода на страницу этого запроса;
• Дата окончания — нажатие на заголовок столбца позволяет отсортировать запросы в списке по возрастанию/убыванию даты окончания сбора предложений;
• Позиций — количество товарных позиций в запросе;
• Создатель запроса — ФИО пользователя, создавшего запрос;
• Предмет закупки — краткое описание того, что требуется закупить;
• Статус — актуальный статус запроса:
  • Сбор предложений;
  • Выбор победителя;
  • Завершен;
  • Отменен.

В верхней части списка расположены фильтры, которые при необходимости вы можете применить:

• Теги — соответствуют предмету закупки, присваиваются запросам их создателями;
• Статус запроса — выбраны по умолчанию:
  • Выбор победителя;
  • Завершен;
  • Сбор предложений.

Фильтры имеют формат выпадающего списка с возможностью выбора нескольких вариантов значений.

Для сброса фильтров используйте кнопку .

3. Переход к списку оформленных запросов также возможен через Личный кабинет ЭТП → вкладка Рабочее место организатора → блок Мои простые закупки → ссылка с номером, соответствующим количеству ваших запросов.



4. Находясь на вкладке Рабочее место организатора, вы можете перейти к созданию нового запроса с помощью кнопки + Простая закупка.

Если же вы находитесь на странице списка запросов, то нажмите кнопку Добавить запрос.

5. Откроется страница создания запроса ценовых предложений в рамках простой закупки.



Создание простой закупки предполагает заполнение трех блоков информации:

• Простая закупка;
• Критерии для улучшения подбора;
• Позиции.

6. Заполните поля блока Простая закупка.

• укажите предмет закупки — краткое описание того, что необходимо закупить;
• укажите дату окончания запроса — дата, по которую поставщики смогут присылать свои ценовые предложения;
• укажите время окончания запроса — если выбрана текущая дата окончания, можно выбрать время окончания не ранее чем через 3 часа со времени создания запроса;
• укажите адрес поставки;

Примечание: если в КИМ включен модуль Иерархия адресов, в выпадающем списке данного поля отображаются доступные адреса поставки, к которым привязан закупщик. Предусмотрена также возможность указать адрес вручную — для этого установите отметку Заполнить адрес в произвольной форме.

• укажите требуемую дату поставки — дата поставки товара/оказания услуги;
• укажите теги закупки — в выпадающем списке отображаются теги, присвоенные поставщикам в Системе;
• укажите форму оплаты;
• при необходимости оставьте комментарий для поставщика — дополнительная информация, на которую необходимо обратить внимание поставщика.

7. Заполните поля блока Критерии для улучшения подбора.

• укажите Регион;
• пригласите предпочтительных поставщиков адресно, выбрав их из выпадающего списка в поле Приглашение поставщика.

8. Заполните поля блока Запрашиваемые позиции.

• в свободной форме введите название позиции/услуги;
• укажите единицу измерения;
• укажите количество.

Нажмите кнопку Добавить.



Добавленной позиции будет присвоен порядковый номер, выше отобразится еще одна строка для добавления новой позиции/услуги.



8.1. При необходимости уже добавленную позицию можно удалить, нажав на значок .

8.2. Добавлять позиции в заказ вы можете не только по одной вручную, но и массово с помощью шаблона загрузки.

Для загрузки позиций с помощью шаблона выполните следующие действия:

8.2.1. Нажмите кнопку Загрузить из файла в блоке Запрашиваемые позиции, а затем кнопку Скачать шаблон в отобразившемся окне.



Шаблон загрузки скачается в формате файла .xls.

8.2.2. Откройте шаблон и заполните в нем следующие столбцы:

• Позиция/услуга — текстовый формат;
• Единица измерения — текстовый формат;
• Количество — числовой формат.

8.2.3. Сохраните файл после заполнения, затем загрузите его в Систему с помощью одноименной кнопки. После отображения отметки рядом с названием файла нажмите Загрузить.



Позиции из файла отобразятся в интерфейсе Системы. Таким образом вы можете многократно загружать позиции в заказ. Они будут прибавляться к списку позиций, ранее загруженных или добавленных вручную.

9. Добавив/загрузив необходимые позиции, нажмите кнопку Опубликовать запрос.



9.1. Подтвердите действие в отобразившемся окне.

Этап сбора предложений

После того, как запрос ценовых предложений создан, начинается этап Сбор предложений, и запросу присваивается одноименный статус.



На данном этапе можно отменить запрос. Для этого воспользуйтесь соответствующей кнопкой в правой верхней части страницы.



В случае отмены запрос перейдет на этап Завершен, а его статус изменится на Отменен.



Поставщикам будут отправлены соответствующие уведомления.

К запросу возможно прикрепить документы, с которыми необходимо будет ознакомиться поставщикам. Сделать это можно с помощью кнопки Загрузить файл в блоке Документы в правой нижней части страницы.



При поступлении ценового предложения от поставщика вы получите соответствующее уведомление.

По мере того, как поставщики будут направлять свои ценовые предложения, наименования поставщиков и цены по позициям будут отображаться в виде матрицы в блоке Запрашиваемые позиции.

Чтобы просмотреть остальные параметры полученных по позиции предложений, нажмите на значок стрелки.



Раскроется блок с детальной информацией.

Выбор победителей

По наступлении даты и времени окончания сбора предложений запрос перейдет на этап Выбор победителей. Поставщикам, принявшим участие в запросе, будут направлены уведомления о завершении этапа сбора предложений.



Если по запросу не было получено ни одного предложения от поставщиков, этап выбора победителей автоматически пропускается и запрос сразу получает статус Завершен. Вам будет направлено соответствующее уведомление.



Вы имеете право досрочно завершить запрос, не дожидаясь даты, указанной при его создании. Для этого нажмите кнопку Выбрать победителя досрочно.



Подтвердите действие в отобразившемся окне.



Запрос перейдет на этап Выбор победителей. Система по умолчанию выберет победителями по позициям поставщиков, предложивших минимальные цены. Они выделены тегом Победитель.



Вы можете вручную выбрать другого победителя по позиции. Для этого нажмите на строку с нужной позицией. Откроется боковая панель.



Нажмите на блок с наименованием поставщика, которого вы хотите выбрать победителем по позиции. В блоке будет проставлена отметка .

Нажмите кнопку Сохранить.

В отобразившемся окне укажите причину смены победителя и нажмите Подтвердить.



В случае, если несколько поставщиков предложили одинаковую цену по позиции, Система не выберет победителя автоматически — его необходимо будет выбрать вручную, установив отметку в блоке с наименованием предпочтительного поставщика.

Нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы отклонить все предложения по позиции, установите отметку в одноименном поле и нажмите кнопку Сохранить.

Подведение итогов и автоматическое создание заказов

Нажмите кнопку Подвести итоги.



В отобразившемся окне подтвердите действие.

Запрос перейдет на этап Завершен и получит одноименный статус.

На странице запроса появится блок Созданные заказы — они автоматически создадутся для позиций, по которым был выбран победитель.

Поставщикам, принявшим участие в запросе, будут направлены уведомления о подведенных итогах. Поставщикам-победителям также будут направлены уведомления о новом заказе.

Помимо блока Созданные заказы на странице отображается блок Запрашиваемые позиции. В нем можно посмотреть историю полученных предложений и комментарии, если был выбран победитель не с минимальной ценой.



Чтобы перейти к заказу, нажмите на ссылку с его номером в столбце Заказ.



Вы будете перенаправлены на страницу заказа.

Комиссия для поставщиков за участие в простой закупке

За участие в простой закупке с поставщиков взимается комиссия в размере 1% от итоговой стоимости отправленного предложения. Наличие комиссии для поставщика определяется специальной настройкой КИМ.

Ознакомиться с правилами взимания комиссии можно здесь.

В случае отмены простой закупки зарезервированная сумма комиссии будет разблокирована. Если же итоги будут подведены и простая закупка будет завершена, зарезервированные денежные средства поставщика будут списаны со счета Оплаты доступов.