Инструкция для закупщиков по функциональности Простой закупки

В Системе доступна функциональность Простая закупка — модуль позволяет создавать закупки в упрощенной форме и таким образом закупать необходимые товары/услуги на рыночных условиях без необходимости проводить полноценную процедуру торгов.

Как это работает?

Закупщик, по потребности, создает в Системе простую закупку — вводит текстовое описание того, что необходимо приобрести, указывает соответствующие категории товаров/услуг с помощью тегов и задает дополнительные параметры для поиска поставщиков.

На основе выбранных тегов Система подбирает поставщиков для участия в закупке среди всех зарегистрированных на площадке B2B-Center и рассылает им уведомления. Помимо этого закупщик может отправить поставщикам приглашения к участию адресно. Поставщики, заинтересованные в участии, направляют свои ценовые предложения. Если победитель выбран, в Системе создается заказ, в результате которого закупщик осуществляет приемку товаров/услуг.

Создание простой закупки

1. Чтобы создать простую закупку, перейдите в Личный кабинет Каталога → раздел Простые закупки.



2. Отобразится страница со списком простых закупок. По умолчанию активна вкладка Оформленные.



Табличная форма страницы закупок содержит столбцы:

• № — номер каждой закупки служит ссылкой для перехода на страницу этой закупки;
• Дата окончания — нажатие на заголовок столбца позволяет отсортировать закупки в списке по возрастанию/убыванию даты окончания сбора предложений;
• Позиций — количество товарных позиций в закупке;
• Создатель — ФИО пользователя, создавшего закупку;
• Предмет закупки — краткое описание того, что требуется закупить;
• Статус — актуальный статус закупки:

• Сбор предложений;
• Выбор победителя;
• Завершен;
• Отменен.

В верхней части списка закупок расположены фильтры, которые при необходимости вы можете применить:

• Теги — указываются при создании закупки;
• Статус — выбраны по умолчанию:

• Выбор победителя;
• Завершен;
• Сбор предложений.

Фильтры имеют формат выпадающего списка с возможностью выбора нескольких вариантов значений.

Для сброса фильтров используйте кнопку .

3. Переход к списку оформленных простых закупок также возможен через Личный кабинет ЭТП → вкладка Рабочее место организатора → блок Мои простые закупки → ссылка с номером, соответствующим количеству ваших закупок.



4. Находясь на вкладке Рабочее место организатора, вы можете перейти к созданию новой закупки с помощью кнопки + Простая закупка.

Если же вы находитесь на странице списка закупок, то нажмите кнопку Создать закупку.

Откроется страница создания простой закупки.



Создание простой закупки предполагает заполнение трех блоков информации:

• Простая закупка;
• Критерии для улучшения подбора;
• Запрашиваемые позиции.

5. Заполните поля блока Простая закупка.

• укажите предмет закупки — краткое описание того, что необходимо закупить;
• укажите дату окончания закупки — дата, по которую поставщики смогут присылать свои ценовые предложения;
• укажите время окончания закупки — если выбрана текущая дата окончания, можно выбрать время окончания не ранее чем через 1 час со времени создания закупки;
• укажите адрес поставки;

Примечание: если включен модуль Иерархия адресов, во всплывающем окне будут отображаться доступные адреса поставки, к которым привязан закупщик. Также можно указать адрес вручную — для этого активируйте переключатель Заполнить адрес в произвольной форме.

• укажите требуемую дату поставки — дата поставки товара/ оказания услуги;
• укажите теги закупки — в выпадающем списке отображаются теги, присвоенные поставщикам в Системе;
• укажите форму оплаты;
• при необходимости оставьте комментарий для поставщика — дополнительная информация, на которую необходимо обратить внимание поставщика.

6. Заполните поля блока Критерии для улучшения подбора.

• укажите Регион;
• пригласите предпочтительных поставщиков адресно, выбрав их из выпадающего списка в поле Приглашение поставщика.

7. Заполните поля блока Запрашиваемые позиции.

• в свободной форме введите название позиции/услуги;
• укажите единицу измерения;
• укажите количество.

Нажмите кнопку Добавить.



Отобразится таблица с добавленной позицией. Вы можете использовать форму добавления новых позиций нужное количество раз.



7.1. При необходимости проставьте отметки в столбце Наличие товара в каталоге. Если позиция отмечена, поставщик сможет подать предложение по ней, только указав ссылку на свой товар в каталоге. Если у поставщика в каталоге отсутствует запрашиваемый товар или его аналог, он сможет удалить такую позицию и направить вам предложение по оставшимся позициям.

7.2. При необходимости уже добавленную позицию можно удалить, нажав на значок .

7.3. Добавлять позиции в закупку вы можете не только по одной вручную, но и массово с помощью шаблона загрузки.

Для загрузки позиций с помощью шаблона выполните следующие действия:

7.3.1. Нажмите кнопку Загрузить из файла в блоке Запрашиваемые позиции, а затем кнопку Скачать шаблон в отобразившемся окне.



Шаблон загрузки скачается в формате файла .xls.

7.3.2. Откройте шаблон и заполните в нем следующие столбцы:

• Позиция/услуга — текстовый формат;
• Единица измерения — текстовый формат;
• Количество — числовой формат;
• Наличие товара (да/нет) — текстовый формат; если укажете значение «да», поставщик должен будет связать позицию с товаром из своего каталога.

7.3.3. Сохраните файл после заполнения, затем загрузите его в Систему с помощью одноименной кнопки. После того, как отобразится отметка рядом с названием файла, нажмите кнопку Загрузить.



Позиции из файла отобразятся в интерфейсе Системы. Таким образом вы можете многократно загружать позиции в закупку. Они будут прибавляться к списку позиций, ранее загруженных или добавленных вручную.

8. Добавив/загрузив необходимые позиции, нажмите кнопку Опубликовать запрос и подтвердите действие.

Этап сбора предложений

После того, как простая закупка создана, начинается этап Сбор предложений, и закупке присваивается одноименный статус.



На данном этапе можно отменить закупку. Для этого воспользуйтесь соответствующей кнопкой в правой верхней части страницы.



В случае отмены закупка перейдет на этап Завершен, а ее статус изменится на Отменен.



Поставщикам будут отправлены соответствующие уведомления.

К закупке можно прикрепить документы, с которыми необходимо будет ознакомиться поставщикам. Для этого нажмите кнопку Загрузить файл в блоке Документы в правой нижней части страницы.



При поступлении ценового предложения от поставщика вы получите соответствующее уведомление.

По мере того, как поставщики будут направлять свои ценовые предложения, наименования поставщиков и цены по позициям будут отображаться в виде матрицы в блоке Запрашиваемые позиции.



Минимальная цена по позиции среди полученных предложений выделена зеленым тегом . Если по одной позиции поставщиками предложено две и более одинаковых минимальных цен, зелеными тегами выделены все минимальные цены.

Чтобы просмотреть остальные параметры полученных по позиции предложений, нажмите на значок . Раскроется блок с детальной информацией.



В строке Наименование позиции от поставщика отображаются названия предложенных поставщиками товаров. Если поставщик связал позицию с товаром из своего каталога, название будет служить ссылкой на карточку этого товара. Вы можете пройти по ссылке, чтобы получить больше информации о товаре.

В строке Соответствие может отображаться тег . Он указывает на то, что предлагаемый поставщиком товар является аналогом запрашиваемой позиции.

Если поставщик при подаче ценового предложения редактировал дату поставки/ форму оплаты, такие изменения наглядно отображаются в соответствующих строках — старые значения будут перечеркнуты.

Выбор победителей

По наступлении даты и времени окончания сбора предложений закупка перейдет на этап Выбор победителей. Поставщикам, принявшим участие, будут направлены уведомления о завершении этапа сбора предложений.



Если по закупке не было получено ни одного предложения от поставщиков, этап выбора победителей автоматически пропускается, и закупка сразу получает статус Завершен. Вам будет направлено соответствующее уведомление.



Завершить простую закупку можно и досрочно, не дожидаясь даты, указанной при ее создании. Для этого нажмите кнопку Выбрать победителя досрочно и подтвердите действие.



Закупка перейдет на этап Выбор победителей. Система по умолчанию выберет победителями по позициям поставщиков, предложивших минимальные цены. Они будут выделены тегом .



Вы можете вручную выбрать другого победителя по позиции. Для этого нажмите на строку с нужной позицией. Откроется боковая панель.



Нажмите на блок с наименованием поставщика, которого вы хотите выбрать победителем по позиции. В блоке будет проставлена отметка .

Нажмите кнопку Сохранить.

В отобразившемся окне укажите причину смены победителя и нажмите кнопку Подтвердить.



Если несколько поставщиков предложили одинаковую цену по позиции, Система не выберет победителя автоматически — его необходимо будет выбрать вручную. Для этого установите отметку в блоке с наименованием предпочтительного поставщика и нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы отклонить все предложения по позиции, установите отметку в одноименном поле и нажмите кнопку Сохранить.

Подведение итогов и автоматическое создание заказов

Выбрав победителей по позициям, нажмите кнопку Подвести итоги и подтвердите действие.



Закупка перейдет на этап Завершен и получит одноименный статус.

На странице закупки появится блок Созданные заказы — они автоматически создадутся для позиций, по которым был выбран победитель. В столбце Позиция будут отображаться названия товаров, предложенных победителями. Если позиция связана с товаром из каталога поставщика, название будет служить ссылкой на карточку товара.

Поставщикам, принявшим участие в закупке, будут направлены уведомления о подведенных итогах. Поставщикам-победителям также будут направлены уведомления о новом заказе.

В блоке Запрашиваемые позиции при необходимости можно посмотреть историю полученных предложений и комментарии, если был выбран победитель не с минимальной ценой.



Чтобы перейти к заказу, нажмите на ссылку с его номером в столбце Заказ.



Вы будете перенаправлены на страницу заказа.

Комиссия для поставщиков за участие в простой закупке

За участие в простой закупке с поставщиков взимается комиссия в размере 1% от итоговой стоимости отправленного предложения. Наличие комиссии для поставщика определяется специальной настройкой КИМ.

Ознакомиться с правилами взимания комиссии можно здесь.

В случае отмены простой закупки зарезервированная сумма комиссии будет разблокирована. Если же итоги будут подведены и простая закупка будет завершена, зарезервированные денежные средства поставщика будут списаны со счета Оплаты доступов.