В Системе доступна функциональность Простая закупка — модуль позволяет в упрощенной форме создавать закупки и таким образом закупать необходимые товары/услуги на рыночных условиях без необходимости проводить полноценную процедуру торгов.

Как это работает?

Закупщик, по потребности, создает в Системе простую закупку — вводит текстовое описание того, что необходимо приобрести, указывает соответствующие категории товаров/услуг с помощью тегов и задает дополнительные параметры для поиска поставщиков.

На основе выбранных тегов Система подбирает поставщиков для участия в закупке и рассылает им уведомления. Помимо этого закупщик может отправить поставщикам приглашения к участию адресно. Поставщики, заинтересованные в участии, направляют свои ценовые предложения. Если победитель выбран, в Системе создается заказ, в результате которого закупщик осуществляет приемку товаров/услуг.

Участие в простой закупке

1. В случае, если ваша компания подпадает под заданную закупщиком выборку поставщиков, вы получите сообщение о создании новой простой закупки со ссылкой для перехода к ней.



2. Перейти к конкретной простой закупке можно также через список всех поступивших закупок в Личном кабинете. Выполните одну из очередностей действий:

• Перейдите в Личный кабинет Каталога → раздел Простые закупки.

• Перейдите в Личный кабинет ЭТП → вкладка Рабочее место участника → блок Простые закупки → кнопка Перейти.

2.1. Отобразится страница со списком простых закупок. По умолчанию активна вкладка Оформленные. Перейдите на вкладку Полученные.

Табличная форма страницы запросов содержит столбцы:

• Предложение отправлено — значок в данном столбце указывает на то, что по закупке из списка вы отправили свое предложение;
• № — номер каждой закупки служит ссылкой для перехода на страницу этой закупки;
• Дата окончания — нажатие на заголовок столбца позволяет отсортировать закупки в списке по возрастанию/убыванию даты окончания сбора предложений;
• Закупщик — наименование закупщика, сформировавшего закупку;
• Позиций — количество товарных позиций в закупке;
• Предмет закупки — краткое описание того, что запрашивает закупщик;
• Статус — актуальный статус закупки:

• Сбор предложений;
• Выбор победителя;
• Завершен;
• Отменен.

В верхней части списка расположены фильтры, которые при необходимости вы можете применить.



Фильтры имеют формат выпадающего списка с возможностью выбора нескольких вариантов значений:

• Теги — соответствуют предмету закупки, указываются закупщиком при создании запроса;
• Закупщик;
• Статус — статусы Выбор победителя/Завершен/Сбор предложений выбраны по умолчанию;
• Предложение — подразумевается статус вашего предложения в закупке — Не отправлено/Отклонено/Отправлено/Подготовка предложения.

Переключатель Рекомендованные запросы позволяет отобразить закупки со следующими признаками:

• подходят вам по тегам и региону;
• вас пригласил закупщик;
• вы приняли участие.

Для сброса фильтров используйте кнопку .

2.2. Чтобы перейти к нужной простой закупке, нажмите на ссылку с ее номером.



3. Новая закупка находится на этапе Сбор предложений и открывается в режиме просмотра.



В верхней части страницы отображается краткая информация о простой закупке: предмет закупки, дата и время окончания сбора предложений (по МСК), требуемая дата и адрес поставки.

Основную часть страницы занимает табличная форма, содержащая список запрашиваемых закупщиком позиций. Предложения конкурентов и их наименования недоступны.

4. Чтобы поучаствовать в простой закупке, нажмите кнопку Заполнить предложение.



После обновления страницы у вас появится возможность заполнить табличную форму, прикрепить документы и отправить предложение закупщику. Пока эти действия не выполнены, предложение будет находиться в статусе Не отправлено.

При необходимости нажмите на значок , чтобы перейти к инструкции по функциональности простой закупки.



5. Если закупщик прикрепил файлы, с которыми необходимо ознакомиться поставщикам, скачайте их в блоке Файлы закупщика. При необходимости прикрепите в этот бок свои файлы с помощью кнопки Загрузить файл.



6. В блоке Информация могут содержаться комментарии закупщика для поставщика. Также здесь отображаются теги закупки и наименование закупщика. Наименование служит ссылкой на карточку компании. Нажмите на эту ссылку, чтобы получить больше сведений о закупщике.

7. Если вы решили отказаться от участия в простой закупке, нажмите одноименную кнопку и подтвердите действие.



Статус закупки изменится на Отклонено. Внести/отредактировать предложение по запрашиваемым позициям будет невозможно. Закупщик получит соответствующие уведомление.



8. Если вы решили отправить предложение закупщику, то для позиций, которые вы готовы поставить, заполните поля Оплата, Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС. Если поле Оплата заполнил закупщик, вы можете отредактировать указанные им значения.

9. Дата поставки всегда указывается закупщиком, но вы можете ее изменить при необходимости.



10. Поле Товар/Услуга также является редактируемым (исключение описано в п. 12). Если вы хотите предложить аналог запрашиваемой позиции, укажите название своего товара и установите отметку в поле Аналог.

11. Поле Артикул является необязательным для заполнения (исключение описано в п. 12). При желании в данном поле можно просто указать артикул предлагаемого товара либо связать позицию с конкретным товаром из вашего каталога.

Чтобы связать позицию с товаром из каталога, выполните следующие действия:

11.1. Введите артикул или название товара в поле. В выпадающем списке отобразятся результаты автоматического поиска.

11.2. Выберите нужный товар из списка. Данные о выбранном товаре автоматически отобразятся в полях Товар/Услуга, Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС. При наличии у товара региональных цен, в форму попадет цена, актуальная для адреса подразделения закупщика.

В поле Товар/Услуга будут одновременно отображаться два значения: название товара из вашего каталога и название товара, изначально указанное закупщиком. При этом название вашего товара служит ссылкой на его карточку в каталоге. Закупщик в дальнейшем сможет пройти по данной ссылке и ознакомиться с подробной информацией о предлагаемом товаре.

11.3. Чтобы удалить связь позиции с товаром из каталога, нажмите на значок в поле Артикул.

12. Закупка может включать в себя позиции, которые обязательно нужно связать с товарами из каталога, чтобы отправить по ним предложение. На такие требования указывает специальное уведомление и значок в строке конкретной позиции. Поле Товар/Услуга является нередактируемым для таких позиций.



Если в вашем каталоге отсутствует запрашиваемый товар, вы можете:

• связать позицию с товаром-аналогом при его наличии:

• удалить отсутствующую позицию с помощью значка и подать предложение по оставшимся позициям:

13. Любые позиции из списка запрашиваемых можно удалить, если вы не готовы их поставить. При необходимости удаленные позиции восстанавливаются с помощью значка .



14. Заполнить предложение вы можете не только вручную в интерфейсе Системы, но и с помощью шаблона загрузки.

Для загрузки с помощью шаблона выполните следующие действия:

14.1. Нажмите кнопку Загрузить из файла в блоке Позиции, а затем кнопку Скачать шаблон в отобразившемся окне.



Шаблон загрузки скачается в формате файла .xls.

14.2. Откройте шаблон и укажите в нем следующие данные для позиций, которые вы готовы поставить:

• Артикул;
• Товар/услуга — столбец заполнен закупщиком, но его можно редактировать;
• Аналог (да/нет) — столбец предзаполнен значениями «нет»; укажите значение «да», если предлагаете аналог товара;
• Дата поставки — столбец заполнен закупщиком, но его можно редактировать;
• Оплата — если столбец заполнен закупщиком, его также можно редактировать;
• Цена, без НДС, ₽;
• Ставка НДС — в выпадающем списке выберите один из вариантов: не облагается, 0, 5, 7, 10, 20.

Если в поле Наличие товара указано значение «Да», соответствующую позицию обязательно нужно связать с товаром из вашего каталога для подачи предложения по ней. Если указано значение «Нет», привязка позиции к товару производится на ваше усмотрение.

Чтобы связать позицию с товаром из каталога, укажите артикул такого товара в одноименном поле. Если артикул указан корректно, поля Товар/услуга, Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС будут необязательны для заполнения. Система обработает ваш файл загрузки следующим образом:

• если отсутствуют значения в полях Товар/услуга, Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС, форма вашего предложения автоматически заполнится данными из каталога;
• если вы заполнили поля Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС, значения из этих полей отобразятся в вашем предложении;
• если вы заполнили поле Товар/услуга, значение из этого поля будет заменено на соответствующее значение из каталога;
• если в вашем каталоге не найден товар с указанным в файле артикулом, и при этом вы не заполнили поля Цена без НДС, ₽ и Ставка НДС, отобразится ошибка загрузки.

14.3. Удалите в шаблоне строки тех позиций, которые вы не готовы поставить.

14.4. Сохраните файл после заполнения, затем загрузите его в Систему с помощью одноименной кнопки. После отображения отметки рядом с названием файла нажмите кнопку Загрузить.



В интерфейсе Системы отобразятся данные из файла и будет рассчитана итоговая стоимость по позициям. Удаленные из шаблона позиции будут вычеркнуты из списка запрашиваемых позиций, но с возможностью их восстановить вручную.

14.5. Отредактировать предложение вы можете вручную или с помощью загрузки обновленного файла. Если необходимо повторно скачать шаблон, нажмите одноименную кнопку. Шаблон каждый раз скачивается незаполненным и включает все позиции из запроса.

15. После заполнения всех необходимых полей нажмите кнопку Отправить предложение и подтвердите действие.



Статус предложения изменится на Отправлено. Редактирование и отзыв предложения будут недоступны.

После того, как закупщик переведет запрос на этап Выбор победителей, вы сможете просматривать поданное вами предложение, однако какие-либо действия на данном этапе также будут недоступны.



После подведения итогов закупка переходит на этап Завершен. Поставщикам, подавшим ценовые предложения, направляются соответствующие уведомления.

Если поставщик не выбран победителем, на странице со списком позиций отображается системное сообщение.



Если поставщик выбран победителем, то в списке позиций помимо стандартных полей отображается номер созданного заказа. Чтобы перейти к заказу, нажмите на ссылку с его номером.



Вы будете перенаправлены на страницу заказа.



Поставщикам-победителям отправляются уведомления о новом заказе.

Комиссия за участие в простой закупке

За участие в простой закупке предусмотрена комиссия в размере 1% от общей стоимости поданного поставщиком ценового предложения.

Комиссия списывается, только если вы признаны победителем.

Если же закупщик выбрал победителем другого поставщика или отменил простую закупку, комиссия списана не будет — вся зарезервированная сумма вернется на ваш счет.

Ознакомиться с правилами взимания комиссии можно здесь.

Отслеживать операции по резервированию/списанию/разрезервированию денежных средств можно в разделе Мои денежные средства Личного кабинета.

На странице запроса ценовых предложений, проводимого в рамках простой закупки, будет отображаться системное сообщение о порядке взимания комиссии.



После того, как вы заполните поля формы подачи предложения по запрашиваемым позициям и нажмете кнопку Отправить предложение, отобразится форма подтверждения — в ней будет указана сумма комиссии, рассчитанная от суммы значений в столбце Итоговая стоимость, ₽.



Денежные средства в размере указанной суммы комиссии будут заблокированы до завершения простой закупки. Далее списание денежных средств либо их разблокировка произойдет в соответствии с подведенными итогами процедуры.

Если на вашем лицевом счету недостаточно денежных средств, отобразится сообщение о необходимости пополнить счет со ссылкой для перехода в раздел Мои денежные средства.



Если у вас включены уведомления, то на каждом из этапов — Резервирование, Списание, Разрезервирование — предусмотрена отправка уведомлений об операции.