Описание сервиса (базовая версия)

Термины и определения

Термин	Определение
Архивная позиция	Позиция нормативно-справочной информации (НСИ), выведенная из активного использования.
Заказ	Сущность в закупочном процессе, отражающая утвержденные позиции к поставке у конкретного поставщика.
Закупка/ Процедура закупки	Последовательность действий, осуществляемая Организатором в соответствии с установленными им правилами и Регламентом Системы, в результате которой осуществляется выбор Поставщика, с которым планируется заключение договора на поставку товаров/работ/услуг.
Каталог	Раздел Системы, в котором размещены товары поставщиков с ценами и условиями доставки в соответствии с заключенными договорами.
КИМ (Корпоративный интернет-магазин)	Персональная закупочная секция заказчика, являющаяся частью Системы B2B-Center, размещенная на отдельном домене.
Номер позиции ОЗМ	Код основной записи материалов в Учетной системе SAP. Код ОЗМ является обязательным атрибутом позиции справочника НСИ. За счёт привязки товаров каталога к позициям справочника обеспечивается интеграция Системы и SAP.
Ответственный	Закупщик, ответственный за обеспечение конкретной строки/строк потребности.
Потребность	Возникшая необходимость в приобретении товаров/работ/услуг, выраженная в позиционном, количественном и ценовом виде. Может быть представлена заявкой на закупку.
Процедура	Последовательность действий, осуществляемая Организатором в соответствии с установленными им правилами и Регламентом Системы, в результате которой осуществляется выбор Поставщика или формируется перечень Поставщиков для последующего проведения Закупки.
Реестр потребностей	Единый реестр потребностей, представленных построчно.
Система	Совокупность технических и организационных средств, включая программно-аппаратные комплексы, обеспечивающая оптимизацию взаимодействия организаций с партнерами и контрагентами и размещенная во всемирной компьютерной сети Интернет по адресу www.b2b-center.ru, в том числе сервис B2B Altis.
Строка потребности	Единица потребности в Реестре потребностей.
Участник Системы	Любое юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, прошедшее процедуру регистрации в Системе.
Учетная система	Любая используемая клиентом система, внешняя по отношению к Системе (например, SAP), откуда строки потребности попадают в Реестр потребностей.

Реестр потребностей — сервис, позволяющий агрегировать и обрабатывать потребности в приобретении товаров/услуг/работ и осуществлять закупки по ним наиболее эффективным способом.

В учетной системе компании формируются заявки (потребности), которые затем передаются в Реестр потребностей, где преобразуются в строки потребности с учетом атрибутов первоначальной заявки (закупочные позиции, количество, цены, адрес поставки и пр.).

К примеру, у компании возникла потребность в приобретении компьютеров для филиалов в Москве и Санкт-Петербурге. Потребность (компьютеры) одна, но в Реестре будет создано две строки потребности, т.к. отличаются адреса поставки.

В зависимости от атрибутов заявки и сценария, потребность может быть обеспечена разными способами — строки потребности могут быть отправлены в процедуру (например, в закупку в модуль Altis. Тендеры) и/или в заказ (модуль Altis. Закупки из каталога).

Через Реестр потребностей можно отслеживать актуальный статус закупки, заказа или строки потребности в целом.

Примечание: ниже описана базовая конфигурация сервиса. Возможна кастомизация сервиса под нужды вашей компании. При необходимости обратитесь к Оператору Системы.

Переход в Реестр потребностей

Для перехода в сервис выполните следующие действия:

1. Авторизуйтесь в Системе и нажмите кнопку Личный кабинет.

2. На вкладке Основные разделы выберите блок Сервисы для организатора и перейдите в Реестр потребностей.

Откроется страница Реестра потребностей — на ней отображается таблица с перечнем строк потребностей.

Чтобы просмотреть все имеющиеся столбцы таблицы (параметры потребностей), воспользуйтесь полосой горизонтальной прокрутки.

3. Таблицу строк потребностей можно настроить так, чтобы в ней отображались только интересующие вас столбцы. Нажмите на кнопку в правой верхней части страницы и выберите нужные столбцы для отображения.

4. Для удобства работы со строками потребности предусмотрены фильтры.

Можно выбрать отображение на странице только Открытых/Закрытых строк потребности, или только тех, что на данный момент находятся В работе.

Нужную строку потребности можно найти с помощью фильтра по соответствию (буквальное совпадение названия потребности), статусу и контрагенту.

Фильтр по статусу позволяет искать как строки по статусу потребности (Открыта/Частично обеспечена/Обеспечена/Отменена), так и строки по статусу Процедуры (Закупки) и/или Заказа, через которые они были обеспечены.

Примечание: по умолчанию в фильтре по статусу установлено значение Потребность: Открыта.

Если требуется фильтрация строк потребности по более детальным параметрам, воспользуйтесь расширенным фильтром, нажав на кнопку . В боковой панели выберите значения для параметров, в соответствии с которыми будут отображаться строки потребностей.

Примечание: перечень доступных в фильтре полей зависит от настроек конкретной компании.

Просмотр информации о строке потребности

Для просмотра информации о строке потребности выберите нужную строку в перечне и нажмите на ее номер.

Примечание: строки потребности, отмеченные значком

, содержат архивные позиции.

Отобразится боковое меню, содержащее несколько блоков информации о строке потребности. Чтобы просмотреть информацию о строке потребности, раскройте соответствующий блок.

Примечание: перечень блоков в боковом меню (и содержащихся в них полей) может отличаться в зависимости от конфигурации Реестра потребностей конкретной компании.

История изменений в строке потребности

Чтобы просмотреть события и действия со строкой потребности, на боковой панели информации о строке потребности нажмите кнопку История изменений.

Откроется окно истории изменений.

История содержит информацию обо всех зафиксированных действиях пользователя и событиях из интеграций по строке потребности, а именно:

Источник изменений:
Было;
Стало;
Дата изменения;
Автор.

При большом количестве событий отображение строк размещается на нескольких страницах.

Ответственный по строке потребности

Ответственный — это сотрудник, на которого возложено обеспечение потребности по конкретной строке/строкам.

Если у вашей компании в Системе подключена и настроена Матрица ответственных, то ответственный может быть автоматически подобран из нее. Если же Матрица не подключена, не настроена или по текущим настройкам ответственный не подобран, то пользователь с соответствующим правом может назначить ответственного по строке потребности (см. Назначение ответственного).

Действия ответственного в Реестре потребностей

Внимание! Описываемые ниже действия доступны только ответственному.

Ответственный по строке потребности может:

1. Изменять адрес поставки по строке (при условии, что у компании настроена иерархия адресов). Сделать это можно двумя способами:

Способ 1

Выберите строку потребности, установив отметку слева от ее номера, затем нажмите кнопку Действия и выберите опцию Изменить адрес.

В открывшейся таблице выберите требуемый адрес поставки.

Способ 2

Откройте боковую панель информации о строке потребности (см. Просмотр информации о строке потребности), затем в блоке Позиция в заявке на закупку отредактируйте поле Адрес поставки позиции, нажав на соответствующий значок.

Примечание: наличие возможности изменять адрес поставки определяется специальной настройкой, которая, при необходимости, может быть отключена. Обратитесь к Оператору Системы.

2. Отправлять строку в заказ (см. инструкцию Отправка строки потребности в заказ) и выбирать конкретные товары для строки потребности.

3. Отправлять строку в процедуру (см. инструкцию Добавление строки потребности в процедуру закупки).

Примечание: ответственный, создающий процедуру закупки из Реестра потребностей, также будет назначен ответственным в созданной процедуре.

Справочная система