Пример процесса обработки заказа

Ниже представлен пример алгоритма обработки заказа поставщиком.

Внимание! Алгоритм может меняться в зависимости от настроек КИМ конкретного заказчика и от набора подключенных модулей и настроек, данный пример призван сформировать у поставщика общее представление о процессе обработки заказа.

Этап обработки информации о новом заказе

1. При получении на почту информационного сообщения о поступлении нового заказа, поставщик нажимает на гиперссылку Перейти к заказу в письме.

2. Авторизуется с использованием унифицированного логина и пароля как пользователь организации-поставщика в Системе B2B-Center.

3. В Личном кабинете заходит в заказ со статусом Новый и приступает к его обработке в срок не позднее чем 8 рабочих часов с момента получения (желательный срок обработки заказа). В случае если заказ со статусом Новый не взят в работу в течении 14-ти рабочих дней, он будет отменен автоматически.

Этап подбора ассортимента и выписка счета

1. Поставщик проводит идентификацию партнера по наименованию и ИНН, чтобы выписать счет на корректные реквизиты заказчика. В случае если заказчик новый для поставщика, поставщик обращается к заказчику за получением карточки организации.

2. Поставщик переходит в КИМ и оценивает перечень запрашиваемых позиций и их количество. Список позиций можно просмотреть, открыв заказ.

3. Проверяет соответствие заказа условиям минимальной суммы заказа для бесплатной доставки. Если сумма заказа недостаточная, уведомляет заказчика и предлагает увеличить сумму заказа или предлагает платную доставку. В случае если заказчик отказывается от увеличения заказа, поставщик формирует счет в соответствии с запросом и включает в него стоимость доставки, если с заказчиком не обговорены иные условия.

4. Если в заказе товары из основного ассортимента компании-поставщика и они есть в наличии, поставщик создает счет на основании полученного заказа. В обязательном порядке в счет вносит именно те артикулы, которые указаны в полученном заказе.

5. В случае если необходимо подобрать аналоги товаров, то руководствуется следующими правилами:

подбирает товары-аналоги с учетом характеристик запрашиваемого артикула;
проверяет возможность установления цены на товар-аналог равной цене запрашиваемого артикула;
если при установке цены на подобранный артикул для замены применить цены нельзя, поставщик добавляет в заказ аналог товара и указывает в комментариях «Нет равнозначной замены по характеристикам и цене, прошу принять решение о поставке с указанными артикулами на замену»;
если при установке цены на подобранный артикул для замены применить цены возможно, включает данные позиции в счет, цену позиции устанавливает в соответствии с заказом в КИМ;
в случае если подобранный артикул-аналог не представлен в каталоге КИМ, поставщик добавляет товар в каталог любым удобным способом загрузки;
при получении информации о внесении артикула-аналога в каталог КИМ, заменяет в заказе отсутствующую позицию на аналог.

6. Если артикула из основного ассортимента нет в необходимом количестве и нет товаров-аналогов, то указывает в заказе количество, которое может быть поставлено в сроки, установленные в заказе.

Этап редактирования заказа и подачи предложения

1. Поставщик размещает подготовленный счет с верными ценами на товарные позиции в формате PDF в блоке Комментарии на странице заказа. При размещении счета с аналогами в обязательном порядке указывает комментарий «Подобран аналог».

2. В случае если в сформированном счете цены отличаются от цен в каталоге, проставляет цены в заказе в соответствии со счетом.

3. В случае если в счете есть позиции, которых нет в первоначальном заказе, то удаляет из заказа эти позиции и заменяет их позициями-аналогами, указанными в счете. Заказ в Системе должен полностью совпадать со счетом.

4. В случае если необходимого товара или аналогов нет в требуемом количестве, то изменяет количество в заказе на имеющееся или удаляет позицию из заказа.

5. В случае если в сформированном счете присутствуют позиции «под заказ», то изменяет дату поставки в заказе с учетом товара, находящегося в пути. В комментарии к заказу указывает, что дата фактической поставки равна дате Спецификации, увеличенной на срок нахождения товара в пути. Например, Срок поставки товара = Дата подписания Спецификации + 10 календарных дней.

Этап отслеживания ответа заказчика по изменениям в заказах

Поставщик регулярно отслеживает информацию о состоянии заказа в почтовом ящике или в КИМ, проверяет получение подтверждения по изменениям в заказе, если они были.

Этап отгрузки товаров

1. В случае если в заказе не было изменений или изменения в заказе были согласованы заказчиком, поставщик резервирует товар и планирует отгрузку в своей внутренней учетной системе на дату поставки из заказа или на ближайшую возможную дату, отражая изменения в КИМ.

2. В обязательном порядке сверяет наименование и реквизиты юридического лица из заказа.

3. Перед началом отгрузки проверяет соблюдение условий договора, условия оплаты, дату, время, адрес поставки, далее осуществляет отгрузку в соответствии с действующими порядками в компании.

4. В случае если в день отгрузки не весь товар есть в наличии, то по запросу заказчика выполняет частичную отгрузку по счету с последующим довозом. Направляет информацию о проведении частичной отгрузки с указанием сроков довоза в комментариях к заказу.

5. После отгрузки товара поставщик заходит в отгруженный заказ, вносит информацию в блок Комментарии по шаблону «Счет 231992 отгружен на 14/09».

Справочная система