Справочник позиций заказчика

У заказчиков есть свои системы централизованного внутреннего учета закупаемой номенклатуры и управления массивами данных о товарах. Справочник заказчика представляет собой систематизированный перечень товаров, работ и услуг, где у каждой позиции есть индивидуальный не повторяющийся код (номер) и характеристики. Это своего рода идентификационный номер товара, работы или услуги. В целом это аналогично тому, как у поставщика в системе у каждого товара есть свой артикул.

В справочниках заказчиков встречаются разные обозначения кодов позиций. Это может быть:

• код ЕНС ТРУ – код из единого номенклатурного справочника товаров, работ и услуг;
• номер ОЗМ – номер основной записи материала;
• PIM – код из Системы управления информацией о продукции (Product information management system);
• ID справочника позиций.

Часть заказчиков, которые работают со своими справочниками позиций, не могут оформить заказ в КИМ, пока не привяжут товар из заказа к коду позиции из своего справочника. Заказчик должен либо привязать товар поставщика к существующему коду, либо создать новый код для нового товара — и только после этого оформить заказ.

Привязка товаров к позициям справочника осуществляется согласно внутренним правилам учета и логике конкретного заказчика. Как правило, код позиции справочника присваивается товарам выделенной службой или сотрудниками заказчика. Однако в отдельных КИМ право привязки товаров к справочнику заказчика также предоставляется и поставщикам.

Если справочник позиций подключен в конкретном КИМ, в главном меню сайта будет отображаться соответствующая вкладка.



Альтернативный вариант перехода к справочнику: кнопка Личный кабинет → блок Каталог → раздел Управление товарами и категориями → вкладка Справочник позиций заказчика.



При переходе на указанную вкладку отобразится страница Справочник позиций (название компании-заказчика). В левой колонке расположено дерево категорий справочника. Чтобы развернуть категорию, нажмите кнопку .



Категории, не имеющие вложенных подкатегорий, называются конечными и содержат позиции. Позиции отображаются в правой колонке.



Предусмотрена возможность скачивания кодов позиций по той или иной категории. Для этого наведите курсор на нужную категорию и нажмите на значок скачивания.



Правила привязки артикулов поставщика к позициям справочника необходимо обсуждать с каждым заказчиком отдельно, т.к. номенклатуры справочников заказчиков могут быть составлены с разной степенью детализации. Так, заказчик может использовать крупные обобщенные позиции для привязки, а может использовать и более детализированный учет.

Рассмотрим пример учета товара Папка для файлов:

• детализированный справочник: Папка файловая, на 80 файлов; A4; Стандарт; красный — позиция, к которой заказчик будет привязывать товары с полным совпадением характеристик;
• умеренно обобщенный справочник: Папки для файлов; A4 — позиция, к которой заказчик будет привязывать аналогичные товары других цветов (желтую, белую), с другой вместительностью и размеров (на 120 листов и 30 листов), товары разных производителей и т.п.;
• обобщенный справочник: Канцтовары для офиса — позиция, к которой заказчик будет привязывать все категории канцелярских товаров (папки, файлы, ручки, лотки, ножницы и т.д.).

Использование обобщенных позиций помогает заказчику обобщать закупки аналогичных товаров у разных поставщиков. Это позволяет анализировать, что и в каком объеме куплено для нужд организации за период (месяц, год). У всех поставщиков товары называются по-разному, поэтому у заказчиков, как правило, запрещено заводить позиции с наименованием от каждого поставщика, иначе справочник будет огромным и будет сложно анализировать закупки. Так, к одному номеру позиции заказчика могут подходить несколько товаров поставщика.

Если заказчик доверил вам привязку товаров к его справочнику, выполните следующие действия:

1. Сопоставьте ваши товары с позициями справочника заказчика.

2. При загрузке товаров в каталог указывайте номера позиций из справочника:

– при загрузке по ссылке в XML-файле используйте тег:

• <idToImport>, если товар загружается как полностью идентичный позиции;
  
• <analogGID>, если товар загружается как аналог позиции.

– при загрузке из файла CSV заполняйте столбец:

• код позиции закупщика (название столбца в разных КИМ различается: номер ЕНС, номер ОЗМ, идентификатор позиции, GID и т.д.), если товар загружается как полностью идентичный позиции;
  
• аналог GID/ аналог ЕНС/ аналог ОЗМ, если товар загружается как аналог позиции.

3. Чтобы вручную привязать каждый ваш товар к справочнику заказчика, откройте справочник и найдите в нем позицию, соответствующую вашему товару. При необходимости воспользуйтесь строкой поиска внутри справочника.



Наведите курсор на нужную позицию и нажмите кнопку Посмотреть.



Во всплывающем окне нажмите Посмотреть привязку.



На новой странице отобразится форма привязки товара к корпоративному справочнику. Вы можете привязать свой товар к позиции справочника как полностью ей идентичный или как аналог.



Начните вводить код или название товара в соответствующее поле автоматического поиска. Выберите нужный товар из выпадающего списка и нажмите кнопку Привязать.



4. Если вы корректно выполнили привязку, то в карточке товара появится не только артикул товара, но и код позиции справочника заказчика.



Добавить или скорректировать привязку к справочнику можно непосредственно из карточки уже загруженного товара. Для этого нажмите кнопку Редактировать привязку в верхней части страницы либо кнопку Редактировать, расположенную в блоке Привязка к корпоративному справочнику.



5. Если большое количество ваших товаров, не подходит ни под одну позицию справочника, обратитесь к заказчику с вопросом о ваших дальнейших действиях.